Фасилитация стратегических сессий: что это, для чего нужна и как проходит

Фасилитация стратегических сессий — это искусство организации встреч, где участники могут комфортно решать проблемы и генерировать креативные идеи. Как проходит фасилитация стратегических сессий и почему она важна для бизнеса —  читайте ниже.

Как подготовить стратегическую сессию

Чтобы стратегическая сессия прошла успешно, и после мероприятия не осталось ощущения, что всё было зря, важно понять: «а вам точно нужна стратсессия»?
Если ответ «да», важно основательно к ней подготовиться. Для примера возьмём компанию по производству керамики. 

1. Провести анализ — определить точку «А» (текущее положение компании) и точку «B» (желаемый результат).

Пример. Точка А: У компании высокое качество продукции, хорошая репутация на рынке и широкий ассортимент продуктов (керамическая плитка, посуда, декоративные элементы). Точка В: Расширить присутствие на международных рынках, увеличив экспорт до 30% от общего объёма продаж.

2. Собрать данные — обобщить внутреннюю статистику, изучить потребности рынка и продукты конкурентов.
3. Определить, как звучит вопрос, который будет решаться на стратсессии. 

Пример. Как нам адаптировать наши продукты под предпочтения заграничных клиентов?

4. Подготовить участников — проинформировать и вовлечь команду, распределить роли.
5. Выбрать методы и инструменты — определить формат работы и подходы, которые помогут получить результат. 

Какие методы (мозговой штурм, SWOT-анализ и т.д.) подойдут для решения задачи? Какие инструменты (доски для заметок, онлайн-платформы) вам понадобятся для работы?

6. Продумать организационные вопросы — подобрать площадки и организовать техническое обеспечение, составить сценарий встречи.

Основа стратегической сессии — это программа со сценарием-поминутником.

Важно разбить сессию на тематические блоки и для каждого определить список вопросов, подходы и время для обсуждения. В начале стратсессии необходимо объявить регламент и правила работы, чтобы обсуждение не превратилось в хаос.

• Проведение стратсессии. На стратегической сессии важно следовать плану и регламенту, за этим обычно следит фасилитатор или модератор. 

Участники делятся своими мнениями и генерируют идеи по теме встречи в рамках выбранного подхода. Если возникают споры или конфликты, фасилитатор включается, чтобы помочь команде найти решение. В конце обязательно озвучивают основные идеи и выводы, фиксируют результаты и распределяют ответственность за дальнейшие шаги между участниками.

---

---

Кто такой фасилитатор стратсессии  

Правильно организовать фасилитацию стратегической сессии может специальный человек — фасилитатор. Его задача — сформировать комфортную и безопасную атмосферу, в которой участники смогут свободно высказываться, слышать друг друга и принимать верные решения.

Он направляет в нужное русло беседу и является своеобразным «мостом» между членами команды. Все действия фасилитатора должны быть сосредоточены на достижение ожидаемого результата. Фасилитатором может стать сотрудник компании или сторонний специалист, который владеет необходимыми техниками и инструментами.

Основные компетенции фасилитатора: 

• Беспристрастность. Фасилитатор должен оставаться нейтральным: не занимать ничьей позиции и не давать оценок. Также важно не навязывать участникам позиции друг друга и поощрять разнообразие мнений. Только при этих условиях можно найти свежие идеи. 
• Внимательность. Важно, чтобы фасилитатор уделял достаточно внимания каждому и контролировал течение беседы в целом. Например, возвращал участников к теме стратсессии, если они отвлеклись на другие вопросы. 
• Умение выстраивать коммуникацию. Фасилитатор должен подогревать интерес участников, поддерживать их стремление высказаться, налаживать общение при возникновении конфликтов, а также задавать правильные вопросы, которые способствуют активной дискуссии. 

Читайте также: Как провести эффективную рабочую встречу. Онлайн и офлайн

Благодаря фасилитатору участники встречи лучше фокусируются на содержании обсуждения, вместо того чтобы думать о форме и организационных вопросах. 

Что делает фасилитатор? 

Подробнее остановимся на конкретных задачах, которые выполняет фасилитатор: 

1. Организует встречу. Собирает участников, определяет цели и план сессии вместе с заказчиком, выбирает инструменты (мыслительные шаблоны), которые будут использоваться. Также он объясняет правила и следит за тем, чтобы команда не отклонялась от них. 
2. Помогает высказываться. Даёт каждому участнику возможность выразить своё мнение в безопасной и комфортной обстановке. 
3. Предотвращает конфликты. Помогает устранять разногласия, предотвращает возникновение конфликтов. 

Читайте также: Как решать конфликты в команде? Советы для продуктивной работы

4. Фиксирует результаты. Структурирует и записывает выводы, идеи и концепции, которые команда сгенерировала в ходе стратсессии. 
5. Помогает принять решение. Способствует достижению консенсуса или решению проблемы. 

Читайте также: Как фасилитировать встречи

Методы фасилитации стратегической сессии 

Есть несколько популярных методов, которые используют фасилитаторы при организации стратсессии. Перечислим основные. 

Метод	В чём суть
Мозговой штурм	Участники за ограниченное время придумывают идеи на определённую тему. Главное здесь — не качество, а количество. Все высказанные мысли фиксируются, а затем команда обсуждает их.
Голосование точками	Когда у команды есть много разных идей, фасилитатор проводит голосование. Например, составляет список решений, и каждый участник ставит точку напротив понравившихся. Затем команда обсуждает варианты с наибольшим количеством голосов. При необходимости голосование проводится повторно, после чего снова следует дискуссия. И так до тех пор, пока участники не примут единое решение.
Молчаливый мозговой штурм	Участники пишут своё мнение по проблеме на стикерах. Затем фасилитатор развешивает записи на доску, и команда обсуждает каждую идею.
Работа в мини-командах	Участники делятся на небольшие группы — по два-три человека. Каждая обсуждает один и тот же вопрос, а затем озвучивает результаты.
Позитивное мышление	Участники озвучивают 20 идей, каждая из которых начинается с фразы «было бы хорошо, если бы…». При таком подходе тезисы постепенно становятся всё смелее.
Мировое кафе	Участники делятся на небольшие группы, садятся за стол и в за каждым столом выделяют лидера: он фиксирует информацию. Затем в течение 10-15 минут за столами обсуждают идеи или предлагают решения проблемы. Когда время заканчивается, группы переходят за другие столы, но лидеры остаются и рассказывают новой группе об идеях предыдущей команды. Затем участники возвращаются и обсуждают полученную информацию, выделяют наиболее интересные решения.
Я, мы, о нас	Каждый участник пишет своё мнение (я), затем обсуждает его в паре с другим участником (мы). После результаты обсуждения вывешиваются на большую доску, и уже вся команда даёт свои комментарии (о нас).
Поляризация мнений	Участники называют самые оптимистичные и пессимистичные прогнозы по теме, чтобы рассмотреть разные варианты развития событий.
Открытое пространство	Участники по желанию записывают на доске вопрос по теме. Затем все указывают свои имена напротив вопросов, которые хотели бы обсудить, и делятся на группы. В конце лидеры озвучивают полученные идеи.
Рефлексия	Когда до конца стратсессии осталось 10–15 минут, участники анализируют результаты встречи: что узнали, что получилось и не получилось, как улучшить дискуссию в следующий раз.

Польза фасилитации для бизнеса 

Фасилитация стратегической сессии помогает не только находить нестандартные решения проблем и генерировать креативные идеи, но также позволяет компаниям достичь осязаемых результатов: 

• Повысить эффективность командной работы. Управление обсуждением через фасилитацию помогает наладить коммуникацию в команде, даёт сотрудникам успешный опыт взаимодействия друг с другом. Что делает коллектив более сплочённым и «сработанным». 
• Генерировать больше креативных идей. Методы фасилитации помогают преодолеть шаблонное мышление и начать думать нестандартно. Со временем сотрудники научатся генерировать прорывные идеи не только на стратсессиях, но и при выполнении обычных задач. 
• Расширить компетенции сотрудников. Помимо решения конкретной задачи в рамках стратегической сессии, фасилитация способствует обмену опытом и знаниями между сотрудниками.  
• Повысить вовлечённость сотрудников. Если регулярно проводить стратегические сессии, на которых каждый участник может высказывать свою точку зрения, — сотрудники начнут ощущать свой вклад.

Читайте также: Решение эмоциональных болей команды как точка роста компании

Ответы на часто задаваемые вопросы 

• Чем фасилитатор отличается от модератора, медиатора и тьютора? 

«Начну с того, что некоторые используют слова модератор и фасилитатор как синонимы. Мы в ИКРЕ видим между ними разницу.

Отличие фасилитатора и модератора  — в зоне ответственности. Модератор отвечает за то, чтобы обсуждение соответствовало регламенту и имело какую-то структуру. То есть модератор отвечает за форму. Часто модерация применяется в дебатах и панельных дискуссиях.

Фасилитатор же отвечает не только за рамку правил и форму обсуждения. Он также вносит вклад в то, какие вопросы обсуждаются. Он может напоминать участникам о целях встречи и тем самым корректировать тему обсуждения. То есть фасилитатор следит и за формой дискуссии (как мы обсуждаем и по каким правилам), и за её содержанием (что мы обсуждаем). Часто фасилитация применяется на воркшопах, стратегических и креативных сессиях и сессиях по разбору ошибок.

Медиатор — это вообще другая история. Это человек, которого добровольно зовут люди (например, партнеры по бизнесу), которые не могут договориться о чём-то, но при этом они понимают, что договориться надо. И он помогает им перейти от конфликта и препираний к договоренностям. Отдельные инструменты и подходы в медиации и фасилитации пересекаются. Например, инструмент фасилитации «отзеркаливание» принято называть в медиации «эхо-повтор». Однако различий больше. У медиатора и фасилитатора разные цели, они проводят участников через разные этапы обсуждения.

Понятие тьютор, насколько мне известно, имеет разное значение в разных учебных заведениях. Но в любом случае, это человек, который помогает студентам учиться и сопровождает их в образовательном процессе, выступает как наставник. Ничего общего с фасилитатором он не имеет».

• Надо ли руководителю запрашивать у приглашённого фасилитатора сертификат? 

«Для собственного успокоения — конечно. Можно запросить диплом и т.д. Но очевидно, что любой сертификат — это формальный документ, который не даёт гарантий.

Если хочется понять уровень специалиста, логичнее попросить рекомендательные письма и рекомендации от прошлых клиентов. Или же попросить рассказать о сложных задачах, с которыми фасилитатор раньше работал. Тут может пригодиться схема рассказа: «Исходный запрос клиента → Какой путь (сценарий) выстроил фасилитатор, чтобы ответить на запрос → Какие результаты клиент получил в конце работы → Как результаты помогли бизнесу». Приглашенного фасилитатора вы можете попросить поделиться своим опытом по этой схеме».

Что в итоге?

Итак, фасилитация стратсессий помогает создать условия, в которых каждый участник команды будет услышан и сможет принять участие в важных решениях. Всё это способствует поиску креативных идей, профессиональному развитию коллектива и улучшению взаимоотношений внутри компании. 

Освоить методы и инструменты фасилитации, научиться проектировать эффективные встречи и управлять ими, можно на курсе ИКРЫ по фасилитации. Здесь научат проводить сессии онлайн и очно, организовывать результативные мероприятия внутри команды, бережно направлять участников для поиска лучших решений. 

По окончании курса вы сможете проектировать встречи для своей компании или для сторонних организаций в качестве приглашенного фасилитатора.