8 методов постановки задач сотрудникам, чтобы их выполняли в срок и с нужным результатом

---

---

Перепробовали разные системы планирования, но всё равно сталкиваетесь с проблемой срывов дедлайнов и перерасхода ресурсов? Есть ли в реальности «волшебный» метод постановки задач, который избавит от этого? На самом деле любой метод может стать таковым, если он отвечает потребностям вашего бизнеса. В этой статье расскажем, в чём состоят особенности популярных способов целеполагания и планирования, а также о том, как выбрать наиболее подходящие из них для вашей ситуации. 

Как методы постановки задач влияют на бизнес-результаты

Чтобы работа выполнялась в срок и с нужным результатом, исполнитель должен понимать: что, как и зачем ему делать. И если на первые два вопроса менеджеры дают более полную информацию при постановке задач, то значимость третьего часто недооценивается.

Почему же это так важно, и как метод постановки задач влияет на бизнес-результаты?

В вопросе «зачем» кроется мотивация и вовлечённость сотрудника. Если он не понимает, для чего выполнять ту или иную работу, то и не видит смысла в ней. Как результат, сотрудник прокрастинирует и не прилагает должных усилий. В итоге, страдают качество и сроки. 

Всё меняется, когда исполнитель осознаёт смысл своих действий. Он начинает видеть важность своих усилий, понимать, что выполнение его задачи — шаг на пути к достижению большой бизнес-цели. Сотрудник видит своё влияние на общий результат, поэтому готов брать ответственность. Так растут его вовлечённость, скорость и качество работы.

Василий Лебедев, основатель школы креативного и стратегического мышления ИКРА, рассказал, как фреймворк по целеполаганию и постановке задач в методе OKR может донести смыслы до всех уровней: вся компания — отдельные команды — каждый сотрудник. Амбициозные специалисты хотят расти и видеть, как они влияют на результаты. OKR помогает синхронизировать цели компании и личные цели по развитию сотрудников, что увеличивает их вовлечённость. Таким образом, метод постановки целей и задач влияет не только на сроки и качество выполнения проектов, но и на лояльность сотрудников, их готовность расти вместе с компанией.

Пример: Есть задача создать рассылку с напоминаниями об акциях для действующих клиентов.  Зачем? Чтобы повысить повторные заказы.  Зачем? Чтобы увеличить выручку за счёт возвращаемости покупателей.  Таким образом, размотав клубочек из смыслов, каждый сотрудник понимает, как его повседневные задачи помогают бизнесу расти и достигать KR (ключевых результатов).

Об OKR и других методах постановки разных видов задач подробнее расскажем далее.

Общие принципы постановки задач

При постановке задач хорошо работает принцип заботы об исполнителе: посмотрите на уже сформулированное задание так, если бы вам самому необходимо было его сделать. Все ли ясно? Что нужно, чтобы начать?  Предлагаем проверять поставленные задачи по чек-листу. Он включает 4 принципа грамотно сформулированного ТЗ: 

1. Чёткость и конкретность

Исполнитель должен понимать, что нужно сделать, как и какими ресурсами воспользоваться. Пропишите также, какие ограничения могут быть при выполнении задания, если они есть. 

2. Измеримость результата

Опишите сотруднику, как видите идеальный конечный результат и по каким критериям вы поймёте, что достигли успеха в этой задаче или проекте. Например: «обучить операторов колл-центра» — абстрактно, «обучить 20 операторов колл-центра методу персонализированной продажи в течение месяца» — измеримо.

3. Ответственность и контроль

Задачи бывают личные или командные. Определите круг исполнителей и выберите того, кто будет отчитываться о прогрессе. Если задача объёмная, обсудите, как часто будите оценивать промежуточные итоги. Это поможет понять, не буксует ли задача, и, при необходимости, вовремя принять меры.

4. Сроки реализации

Обсудите с сотрудником реалистичные сроки исполнения, и что на них может повлиять. Сроки дисциплинируют, но когда задач слишком много, они могут стать источником стресса. Создайте доверительную атмосферу, при которой исполнитель не будет тянуть до последнего, а сразу придёт к вам и сообщит о необходимости перенести дедлайн и объяснит причину. Так вы избежите неприятных сюрпризов, и все участники проекта будут понимать, на какой стадии задача и когда её ждать.

После того, как вы поставили задачу сотрудникам, узнайте у них, насколько она им понятна. Важно получить развёрнутый ответ, задайте открытый вопрос, например: «Расскажи, как ты понял эту задачу?». Далее в процессе диалога проведите разбор ошибок и уточните детали. 

8 эффективных методов постановки задач подчинённым

Важным критерием при выборе метода постановки задач является то, насколько он эффективно решает текущую проблему в планировании. 

Каждый из описанных ниже методов хорош, если закрывает конкретную уязвимость. Например, если часто команда приносит не тот результат, стоит рассмотреть методы, в которых подразумеваются быстрые тесты гипотез: спланировали — протестировали — скорректировали результат. Если проблема кроется в сроках, возможно, дело в том, что исполнители не видят своего влияния на результат, задачи их не мотивируют. Тогда подойдут такие фреймворки, как SMART и OKR. Они предполагают фильтрацию задач по значимости, актуальности, масштабу, и, что самое главное, помогают оценить, приближает ли выполнение конкретной задачи к достижению бизнес-целей.

Ниже рассмотрим 8 популярных методов постановки задач. Вы сможете выбрать тот, который наиболее подойдёт под ваш тип задач, команду или бизнес-ситуацию.

Метод SMART

Метод SMART (Specific, Measurable, Achievable, Relevant, Time-bound) разработал эксперт в области стратегического планирования Джордж Т. Доран. Сначала он использовался при постановке целей, а затем и задач. 

Метод SMART больше подходит для достижения конкретных и краткосрочных целей. Преимущества метода заключаются в: 

• фокусе на результате: конкретные формулировки помогают избежать недопониманий и сосредоточить усилия на выполнении задач;
• облегчении работы над проектами: измеримые результаты и чёткие сроки дают возможность контролировать прогресс и корректировать действия при необходимости;
• повышении мотивации: когда цели ясны и достижимы, то сотрудники лучше понимают свою роль в общем процессе.

В ИКРЕ метод SMART применяется как в работе собственной команды, так и для решения запросов клиентов. Например, благодаря ему совместно с Tele2 создали целую систему показателей для мониторинга клиентского опыта, а с Нетологией разработали УТП, отличающее её от конкурентов. 

Чтобы было проще понять, как ставятся задачи по SMART, составили шаблон с целевыми вопросами. Его же можно использовать и как чек-лист: 

Элемент и целевые вопросы	Ответ
Specific (Конкретная)Чего конкретно нужно достичь?
Measurable (Измеримая)По каким критериям определять, что задача выполнена?
Achievable (Достижимая)Как можно выполнить эту задачу с учётом имеющихся ресурсов и ограничений?
Relevant (Актуальность)Совместима ли эта задача с приоритетами компании?
Time-bound (Ограниченность по времени)В какой срок необходимо выполнить задачу?

Метод CLEAR

Альтернатива методу SMART — метод CLEAR (Collaborative, Limited, Emotional, Appreciable, Refinable). Его предложил канадский бизнес-тренер и олимпийский чемпион по гребле Адам Крик. 

Метод CLEAR подойдёт для командных проектов и задач, которые требуют постоянного улучшения. Он позволяет не только согласовать усилия всех участников, но и на фоне этого повысить их мотивацию. Кроме того, метод признаёт, что задачи время от времени могут меняться, а потому предоставляет гибкий подход в их решении и позволяет регулярно отслеживать прогресс. Среди его преимуществ можно назвать: 

• сотрудничество и вовлечение: метод подчёркивает важность взаимодействия и командной работы;
• адаптивность работы: гибкость в постановке задач позволяет корректировать их в зависимости от изменения условий или обстоятельств;
• эмоциональная связь: значимость задачи для сотрудника увеличивает личную мотивацию.

Метод OKR

Метод OKR (Objectives and Key Results) внедрил сооснователь компании Intel Эндри Гроув. 

Он подойдёт для амбициозных задач, требующих ключевых результатов. Его преимущества заключаются в: 

• сосредоточенности на важном: метод помогает выявить несколько приоритетных задач, решение которых приведёт к выполнению стратегических целей;
• измеримости показателей: ключевые результаты формулируются так, чтобы их было легко измерить;
• прозрачности работы: метод позволяет видеть, чем занимаются сотрудники и как связаны их задачи, что повышает вовлечённость и доверие в коллективе. 

Продакт-менеджер Т-банка Илья Кучеренко отмечает, что этот метод эффективен для кросс-функциональных команд. Благодаря тому, что есть единые ключевые результаты (KR), к которым движется компания, команды и отделы лучше понимают, над чем они работают и как связаны между собой. OKR, как метод планирования, упрощает коммуникацию между разными ролями.

В ИКРЕ тоже применяют метод OKR. 73% команды ИКРЫ стали лучше понимать миссию компании после его внедрения. А также 60% команды стали лучше взаимодействовать друг с другом. Подробнее об этом можно прочитать в этой статье. 

Метод HD-RW-RM

Метод HD-RW-RM схож со SMART, но считается более универсальным и настроенным на глубокую детализацию информации. 

Метод отличается углубленным структурированным подходом. Он учитывает не критерии исполнения, а информационные блоки ТЗ, но главное его отличие от других  — присутствие пункта «Мотивация». Среди преимуществ работы в нём можно назвать: 

• глубокое понимание задачи: детальное разделение на аспекты помогает избежать недопониманий и ошибок; 
• работа с мотивацией: наличие пункта «Мотивация» в методе помогает определить выгоду для сотрудника и повысить его вовлечённость в выполнении задачи;
• ориентация на реальность: метод поддерживает реалистичное планирование, которое учитывает истинные условия и ограничения, помогая избежать завышенных ожиданий. 

Метод TOTE

Метод TOTE позволяет анализировать и систематизировать информацию определённым образом, разбивая любой процесс на итерации — повторение действий для достижения или улучшения результата. 

Метод подойдёт для выстраивания процессов в работе и повторяющихся задач, потому как призван улучшать каждый предыдущий результат. Его преимущества заключаются в: 

• структурировании процесса: метод стремится к простоте, чёткости и последовательности шагов;
• корректировке действий: возможность вносить исправления на промежуточных этапах для достижения конечных результатов;
• упрощении работы: метод позволяет разбить масштабные задачи на серию маленьких и управляемых шагов. 

Метод «5 вопросов» 

Метод «5 вопросов» помогает структурировать информацию, выявлять ключевые аспекты задачи и сосредоточиться на её сути.

Он основан на логике и позволяет выявить причинно-следственные связи в процессе поиска решения задачи. В силу того, что метод акцентирует внимание на глубинных причинах проблемы, он будет особенно полезен для работ по улучшению качества продуктов. Среди преимуществ метода можно обозначить: 

• глубинный поиск причин: метод помогает добраться до истинных проблем в работе, а не оставаться на поверхности и не лечить «симптомы»;
• принятие более обоснованных решений: зная коренную причину проблемы, метод позволяет эффективно её решить; 
• простота и доступность: метод не требует сложных инструментов и обучений, что позволяет применять его в любой ситуации. 

Метод «от обратного»

Метод «от обратного» или «обратное планирование» в чём-то схож с «5 вопросами», так как работа в них начинается с конца, но всё же они имеют различия. Если в «5 вопросах» поиск решения отталкивается от существующей проблемы, то в «обратном планировании» — от идеального конечного результата. 

Для того, чтобы эффективно использовать метод обратного планирования, можно задавать определённые вопросы на каждом этапе работы. Приведём пример на основе задачи «запустить онлайн-магазин и получить первые заказы до 1 октября»: 

1. Сколько заказов мы планируем получить до 1 октября? 
2. Какой ассортимент товаров мы будем предлагать? 
3. Как мы будем доставлять заказы? 
4. Какие программы и инструменты нам потребуются для создания магазина? 
5. Что нам нужно для запуска бизнеса?

Обратное планирование считается универсальным методом и подойдёт для разного рода задач: разработка нового продукта, планирование мероприятий, выполнение долгосрочных стратегических целей компании. Среди его преимуществ можно обозначить:  

• чёткость целей: обратное планирование позволяет участникам процесса ясно понимать, к какому результату необходимо прийти;
• улучшение организации: структурный подход к решению задач, который начинается с конечной цели и идёт к началу, помогает лучше управлять проектами. 
• контроль рисков: возможность оценить каждый этап с точки зрения ресурсов и времени позволяет заранее выявить возможные проблемы. 

Визуализация задач

Метод визуализации задач особенно полезен при управлении сложными проектами: маркетинговые кампании, исследовательские проекты или разработка программного обеспечения. Для примера приведём такой способ, как Диаграмма Ганта. 

Среди преимуществ этого метода можно обозначить: 

• удобное восприятие процесса работы: наглядность задач помогает упростить сложную информацию, делая её более доступной и понятной для всех участников процесса;
• повышение прозрачности: сотрудники могут видеть чем заняты их коллеги, что улучшает взаимодействие и снижает риск недопониманий;
• эффективное управление приоритетами: визуализация позволяет определить, какие задачи требуют немедленного внимания, а какие могут подождать. 

Как ставить задачи руководителям и HR

Отличия в постановке задач перед руководителями и HR-специалистами заключаются в их роли, уровне ответственности в компании и специфике работы. 

Роль

Руководитель ориентирован на достижение бизнес-целей, а HR — на управление человеческим ресурсом и развитие корпоративной политики. Соответственно, при постановке задач руководителю важно обращать внимание на приоритетные цели, измеримые KPI и сроки исполнения, а HR — на развитие сотрудников и культуры организации, а также на оптимизацию процессов управления персоналом. 

Уровень ответственности 

Руководитель ответственен за достижение стратегических целей компании и её финансовые результаты, а HR — за обучение сотрудников и их поддержку. В таком случае, перед руководителем необходимо ставить задачи, связанные с развитием бизнеса и улучшением его финансовых показателей, а перед HR — с разработкой новых программ обучения и наставничества. 

Специфика работы

Руководитель работает над реализацией проектов компании, а HR — над набором кадров, развитием мотивации и удержанием сотрудников. Соответственно, задачи руководителя должны поддерживать стратегические цели компании и формирование эффективной проектной работы, а HR-специалисту необходимо акцентировать внимание на выявление потребности в кадрах, удержании ключевых сотрудников в команде, развитии программ карьерного роста и повышения уровня удовлетворённости персонала работой. 

---

Для примера приведём алгоритм постановки задач для руководителя по методу SMART, потому что он позволяет наиболее чётко понимать задачи:

Например, руководителю коммерческого отдела была поставлена задача увеличить объём продаж за второй квартал. 

Specific (Конкретная): Увеличить объём продаж на 20%. В течении следующего квартала акцентировать внимание на продажах новых продуктов и улучшении обслуживания клиентов. 

Measurable (Измеримая): Измерять прогресс на основе еженедельных отчётов о продажах и проанализировать их в конце квартала. Основные показатели: количество проданных единиц нового продукта, общий объём продаж.

Achievable (Достижимая): Предоставить необходимую информацию о продуктах и обучении по улучшению навыков продаж.

Relevant (Актуальная): Увеличение продаж должно повысить доход компании, улучшить её позиции на рынке, повысить удовлетворённость клиентов и укрепить долгосрочные отношения с ними. 

Time-bound (Ограниченная по времени): Задача должна быть выполнена в течении следующего квартала: с 01 апреля по 30 июня. Сверка промежуточных результатов: 30 апреля и 31 мая. 

---

Теперь покажем, как можно ставить задачи для HR по методу TOTE, так как он предлагает структурный и циклический подход к управлению человеческими ресурсами и корпоративной политикой компании, где необходимо постоянное улучшение результатов:

Предположим, HR поставлена задача сократить сроки адаптации новых сотрудников на 20% за квартал.

Тестирование 1 (Test 1): Провести опрос №1 о том, сколько времени уходит на процесс адаптации у новых сотрудников сейчас?

Действия (Operate): Оптимизировать программу адаптации: добавить новое обучение, расширить наставничество, увеличить количество встреч с руководителем.

Тестирование 2 (Test 2): Провести опрос №2 о том, сколько теперь уходит времени на процесс адаптации у новых сотрудников? Подумать, что ещё можно изменить.

Завершение (Exit): Провести финальную оценку адаптации. Если задача о сокращении сроков достигнута, завершить проект. 

---

Таким образом, руководители и HR-специалисты работают над достижением общих целей компании, нуждаются в ясности формулировок и измеримых критериях успеха их работы, но, вместе с тем, постановка задач перед ними отличается по типу (руководителя интересует проекты, а HR — персонал), фокусу на людях (руководитель ориентирован на реализацию задач, а HR — на развитие и вовлечённость сотрудников), а так по срокам и оперативности (для руководителей часто ставятся краткосрочные задачи, а для HR — долгосрочные). 

Вас может заинтересовать: – Выгорание руководителя: как распознать и вернуть контроль над ситуацией – З способа создать культуру развития и удержания HiPo сотрудников

Как контролировать выполнение задач сотрудниками без микроменеджмента

Даже хорошо сформулированная задача не исключает человеческий фактор. Менеджер или собственник бизнеса всегда будет переживать за конечный результат. Это может привести к излишнему контролю и попыткам сделать часть задачи самостоятельно. Это тратит огромный ресурс руководителя. Мы нашли несколько способов, которые помогут избежать микроменеджмента и при этом быть спокойным за результат: 

1. Промежуточные встречи.

Это наиболее эффективный способ контроля прогресса, который позволяет своевременно выяснять статус задачи, корректировать приоритеты и устранять ошибки. Важно, чтобы встречи были структурированными, короткими и ориентированными на результат. 

2. Чёткое определение KPI. 

Это поможет сотрудникам понять, каких результатов от них ожидают и как будут оценивать их работу.

3. Внедрение цифровых инструментов, например Bitrix24.

Они позволяют прозрачно и ненавязчиво контролировать прогресс. 

4. Использование трекеров в выполнения задач. 

Трекеры не будут нарушать автономию сотрудников, но позволят отслеживать процесс работы. В их число входят система комментирования задач, диаграммы прогресса, автоматические отчёты. 

Как выбрать подходящий метод для вашей команды

Для начала руководящему составу компании следует провести оценку текущей ситуации и понять, почему перестала работать предыдущая методика постановки задач. Эти факторы могут влиять на выбор новой. Среди них можно обозначить: 

1. Цели компании.

Для долгосрочных задач подойдут методы CLEAR или OKR, а для краткосрочных — SMART или TOTE.

2. Уровень квалификации команды.

Для опытной команды можно использовать более гибкие и креативные подходы, а для новичков — более структурные и понятные методы. 

3. Ресурсы и ограничения. 

Если у команды ограничены, например, время или бюджет, то следует выбирать более быстрые и экономичные методы. Если же ресурсов много, то можно рассмотреть более конструктивные подходы. 

4. Изменчивость обстоятельств.

Если задача долгосрочная и есть вероятность изменения условий, например, на рынке, то следует выбирать более гибкие подходы. Если же она краткосрочная, то можно выбирать более структурный метод.

5. Обратная связь.

Если уровень коммуникации в команде высокий, то можно формулировать задачи в более гибких подходах. Если же каналы фидбэка пока не налажены, то лучше работать в методах, где информация будет поступать своевременно и в более структурном виде. 

Разберёмся, в чём могут состоять особенности постановки задач для разных категорий сотрудников: 

Новичок	Опытный сотрудник
чёткое и подробное изложение задачи; необходимы конкретные и измеримые результаты; регулярная поддержка и обратная связь; определение конкретных сроков исполнения с запасом по времени.	постановка более абстрактных и общих задач; ожидания по результатам могут быть более высокие на основе опыта; самостоятельная работа, редкие проверки; более гибкие сроки.
Подойдут структурные методы, такие как SMART или TOTE.	Подойдут креативные подходы, такие как CLEAR или OKR.
Технический специалист	Креатор
конкретные задачи, ориентированные на выводы; измеримый и достижимый результат; потребность в технической поддержке и консультациях; строгие сроки в рамках проектной работы.	креативные задачи, но они должны быть ясны; варьируемые и оригинальные результаты; регулярное обсуждение идей и концепций; более открытые сроки, ориентированные на результат, так как креативные задачи не всегда поддаются строгому планированию.
Подойдут конструктивные методы, такие как SMART, TOTE, HD-RW-RM.	Наиболее подойдут творческие методы, например, CLEAR, но также будут эффективны SMART, OKR.
Сотрудники офиса	Удалённые сотрудники
ясность формулировок; измеримые критерии результатов; частая обратная связь; строгие сроки исполнения задач.	детализированные задачи; редкая обратная связь; чёткий контроль сроков и отчётности.
Подойдёт широкий спектр методов, выбор которых будет зависеть от специфики работы сотрудников. Наиболее часто предпочитаемые SMART, TOTE, OKR, визуализация задач	Особенно подойдут структурные методы, такие как SMART, TOTE, OKR, визуализация задач

Отдельно стоит поговорить о такой категории сотрудников, как agile-команды или кросс-функциональный коллектив. Для них необходимо ставить более гибкие и открытые к интерпретации задачи, они нуждаются в регулярной и быстрой обратной связи, а также в возможности управлять временными рамками в момент реализации своих проектов. По этим причинам таким командам задачи лучше ставить в более креативных методах, таких как OKR, CLEAR, метод обратного планирования и визуализации задач.

Для того, чтобы внедрить метод, потребуется стандартизация процесса, то есть создание единого формата постановки задач через таск-трекер, корпоративный чат или электронную почту по определённому шаблону. Стоит провести обучение, рассказать команде о методе, как в нём работать. Лучше сразу начать использовать цифровые инструменты для прозрачности процесса. 

Для корректной постановки задач, например, на совещании, важно записывать каждую из них в реальном времени на доску или в документ, проговаривать её, уточнять понимание, а по завершению встречи разослать итоговый список задач с ответственными и сроками. 

Но даже опытные руководители могут допускать ошибки при постановке задач. Поэтому будьте внимательны и избегайте неясных формулировок, отсутствия дедлайна и связей с приоритетами компании, а также не забывайте про обратную связь от сотрудников. 

Это может вам помочь: – Инструкция по применению OKR в кросс-функциональной команде

Методы постановки задач: что говорят эксперты ИКРЫ 

Разберём самые часто задаваемые вопросы. 

1. Чем отличаются методы постановки задач для подчинённых от академических подходов? 

2. Какие ошибки можно допустить при постановке задач? 

3. Как тренировать навык постановки задач?

Выводы

Не существует универсального метода постановки задач — эффективность зависит от контекста. Для операционных задач и новичков лучше подходят структурные методы (SMART, TOTE), а для стратегических целей и опытных команд — гибкие подходы (OKR, CLEAR). Главное правило: сотрудник должен понимать не только что делать, но и зачем — это значительно повышает вовлечённость и качество результата.

Что внедрять в первую очередь? Любой метод работает только при последовательном внедрении, обучении команды и адаптации под ваши бизнес-процессы. Начните с диагностики основных проблем в планировании (срывы сроков, несоответствие результатов или низкая мотивация) — это определит оптимальный метод для старта. Избегайте микроменеджмента, используя прозрачные KPI и регулярные короткие встречи для контроля прогресса.

---

Если не готовы сами внедрить работающую систему постановки задач в вашей компании, можно обратиться за помощью к ИКРЕ. Мы уже 16 лет помогаем бизнесу решать именно такие системные задачи. 

ИКРА проводит:

Стратегические сессии — чтобы настроить OKR (систему целей и ключевых результатов) и выстроить прозрачную вертикаль целей от компании до каждого сотрудника.

Корпоративные программы — чтобы обучить руководителей и команды инструментам постановки задач, которые действительно мотивируют и вовлекают.

Результат для вашего бизнеса:

→ Снижение количества срывов дедлайнов.
→ Повышение вовлечённости сотрудников через понятные смыслы.
→ Синхронизация командной работы и бизнес-целей.