Как система OKR делает сотрудников самостоятельнее?

Одна из главных ценностей ИКРЫ — доверие, которое возможно благодаря ответственности и самостоятельности каждого сотрудника. Мы всё время прокачиваем этот навык в команде, а подспорьем для нас стали OKR. Основатель ИКРЫ Василий Лебедев рассказал Theory & Practice о том, как именно система помогает в работе и как пошагово можно внедрить её в компанию.

---

Сотруднику крайне важно понимать, как каждый рабочий день связан с его личными целями и целями компании. Именно здесь на выручку и приходит OKR — система, которая помогает ощущать самостоятельность, прозрачность в рабочих процессах и единение с командой

Печальные последствия разъединения работы с целями многим известны под термином «выгорание» — когда человек начинает использовать свое топливо для выполнения задачи, но источника пополнения ресурсов у него нет, новое топливо не поступает.

Из-за этого начинает теряться внутренняя опора, появляются усталость, разочарование, возможно, происходит смена профессии, а затем — возвращение к опустошению, бесконечным поискам себя, попыткам сменить окружающий контекст. В итоге из раза в раз сотрудник наталкивается на одно и то же осознание: ничего не помогает, никакие инструменты не работают.

Я постоянно трансформирую компанию в поисках наилучшего решения для команды, чтобы бизнес ИКРЫ развивался. Наша миссия — сделать из всех личностей в мире инноваторов, и сама по себе эта миссия звучит достаточно эпично

Василий Лебедев, основатель школы инноваций ИКРА

Чтобы сотрудники ИКРЫ не теряли связь с реальностью, нам понадобилась система, связывающая наши долгосрочные цели с каждодневной деятельностью.

Что такое OKR?

OKR (Objectives & Key Results) — это система постановки целей, которая позволяет каждому отдельному члену команды понимать связь своей каждодневной деятельности с миссией компании.

Систему придумал инвестор Google Джон Дорр. В 1970-е годы он познакомился с этой системой в компании Intel, перенял и доработал ее, а следом внедрил в Google и даже написал книгу по этой теме — «Измеряйте самое важное. Как Google, Intel и другие компании добиваются роста с помощью OKR». Сегодня этой системой пользуются не только Google и Intel, но и Twitter, LinkedIn, Amazon, Facebook, Gap, GoPro, Netflix, Uber, Vox Media и многие другие известные и успешные компании.

Простыми словами, O — это задача, а KR — это метрика. Разберем на примере:

• Objectives — все члены команды устанавливают собственные цели, связанные с общими целями компании и команды.
• Key Result — каждая цель связывается с конкретной метрикой, которую можно оцифровать.
• Прогресс — каждый член команды самостоятельно измеряет каждую метрику и добавляет их в виде записей в общую базу данных (например, в Google-таблицы), где также отмечаются все остальные участники.

OKR напрямую связана со стратегическими целями, которые вытекают из миссии и видения компании, действия по OKR всегда направлены на выполнение стратегических задач.

Какие задачи решает OKR?

Самое емкое описание того, для чего существует OKR, мы позаимствовали из материала HR-компании TYPICAL «Нетипичное исследование про OKR»: «ОKR внедряют, чтобы обеспечить рост бизнес-показателей через повышение эффективности работы команды».

Куда мы движемся?

На этот вопрос отвечает сам человек, который устанавливает себе краткосрочные цели в связке с общими целями команды.

Кому надо то, что я делаю?

На этот вопрос отвечают кросс-функциональные команды, которые формируются в процессе работы над OKR. Видя чужие цели и благодаря совместным обсуждениям, участники разных отделов могут синхронизироваться и осознать, что хотят развивать одно и то же направление, тем самым создав собственную инициативную группу, начав работать на одну и ту же цель, поддерживая и мотивируя друг друга.

А что делают другие?

На этот вопрос отвечает система прозрачных целей и возможность посмотреть в общей базе результатов команды прогресс любого другого участника. Так опять же сохраняется возможность предложить свою помощь другому, если вам кажется, что вы движетесь в одном направлении.

Как OKR помогает ощущать самостоятельность и прозрачность в рабочих процессах?

Кажется, что, когда сотрудник самостоятельно определяет, что он будет делать, он должен определить, что ему нравится, ведь довольно сложно говорить о какой-то вдохновляющей цели, которая на самом деле вдохновляет кого-то другого.

К сожалению, по данным исследования того же TYPICAL, 39% сотрудников компаний в России, которые используют систему OKR, ответили, что командные цели ставятся руководителем. Таким образом, крайне важно правильно доносить до сотрудников, что инициативы и искренние желания исходят снизу и вместе с начальством лишь корректируются, но не спускаются сверху.

OKR еще и хороший коучинговый трюк, когда сам человек, устанавливающий себе план действий, проговаривает цели в тех формулировках и с теми необходимыми прилагательными, существительными и глаголами, которые близки именно ему

Таким образом, у OKR есть несколько отличительных черт: планирование снизу вверх, самостоятельный контроль за достижением целей, гибкая система смены целей и, конечно, кросс-функциональное взаимодействие для взаимного выполнения этих целей.

Как OKR помогает ощущать единение с командой?

Один из главных плюсов OKR-подхода заключается в том, что он позволяет синхронизироваться людям из разных отделов, допускает кросс-функциональные команды и планирует работу компании от человека к организации, а не наоборот.

Когда коллектив работает вместе в рамках одного дела, ему очень важно сопрягать энергию во что-то прекрасное и вместе же получать от этого дивиденды — награду, ощущение движения и мастерски завершенного дела. Важно, чтобы все участники OKR-сессии знали, кто куда движется и кто куда будет двигаться в ближайший месяц-два-три: так они понимают, можно ли двигаться вместе прямо сейчас, чтобы создавать и работать лучше и быстрее.

Как показало наше внутреннее исследование, через год после внедрения OKR 73% команды ИКРЫ стали лучше понимать миссию компании, а 60% от общего числа сотрудников стали лучше взаимодействовать друг с другом. При этом в ходе исследования TYPICAL выяснилось, что у 95,5% сотрудников за это время получилось сформировать индивидуальные OKR.

OKR отлично работает на построение горизонтальных связей между отделами, и благодаря выявленной на общем собрании инициативе у сотрудников появляется совместная деятельность и ощущение более крепких взаимосвязей внутри компании.

Может ли OKR существовать вместе с KPI?

OKR не должна спорить с функциональными каждодневными KPI, а также не должна их дублировать. Бывает, что OKR существует вместе с KPI, где KPI обычно формализует бизнес-показатели, завязанные на денежной мотивации, а OKR выступает как инструмент самоконтроля, самомотивации и фокусировки на работе, привязанной к миссии компании.

Мы считаем, что KPI и OKR вместе — это попытка успеть везде без разбора в причинах и целях. Однако мы либерально относимся к ситуации, когда разные части компании живут по разным системам мотивации — например, если в продажах работает KPI, а во всей компании OKR. Хотя это все же больше похоже на временный костыль, который в будущем стоит заменить

Валерия Розов, основатель TYPICAL

Как внедрить систему OKR?

Первое, что нужно сделать, — понять миссию компании и куда она движется, поскольку OKR не может жить в отрыве от нее, иначе это будут просто какие-то рядом стоящие цели.

Второй шаг — подумать с командой, как эта миссия касается лично каждого (дизайнера, программиста, менеджера), какие для них есть краткосрочные и долгосрочные цели.

Шаг третий — понять, что конкретно они могут радикально улучшить в своей работе, чтобы их личная цель реализовывалась. Такое улучшение дает определенный скачок к реализации стратегии компании и отдела и реализации самого человека.

А дальше нужно более детально двигаться по модели построения OKR. Разберем на примере:

1. Сформулируйте верхушку OKR

Миссия: с помощью выпечки менять к лучшему утреннее настроение по всей стране.

• Годовой O: мы — лидеры в Москве среди пекарен со своим комьюнити.
• Годовой KR: ежедневно к нам заходят 10 000 постоянных покупателей.

Целей должно быть не больше пяти, и на каждую цель — не больше трех метрик.

2. Обозначьте командам задачу сформулировать командные OKR

Годовой O: мы — лидеры в Москве среди пекарен со своим комьюнити.

Пример:

• Команда продукта

О: печь самые мозгодробительные круассаны
KR: 70% покупателей обязательно берут круассан

• Команда маркетинга

О: каждый человек мечтает привести друга
KR: 50% покупателей привели друга за покупкой

• Бэк-офис

О: создана чудесная атмосфера для встреч любителей круассанов
KR: 300 дней в году утром в пекарнях собираются друзья

3. Сформулируйте свои личные годовые OKR

Или, проще говоря, ответьте на вопрос «Что самое важное я должен сделать, что максимально емко отражало бы качество моей работы?».

О: печь самые мозгодробительные круассаны.
Пекарь → О: предложить рецепты крутых весенних круассанов; KR: 25 рецептов предложено.

О: каждый человек мечтает привести друга.
Контент-менеджер → О: в группе в Facebook все время обсуждают нашу пекарню; KR:2000 человек обсуждают булочки и постят фотки.

4. Проводите внутри компании/продукта/юнита встречу

На встрече участники делятся результатами по пройденным инициативам, составляется список новых инициатив, вокруг которых формируются команды, раз в квартал проводится ревизия всех ключевых KR.

О: предложить рецепты крутых весенних круассанов
KR: 25 рецептов предложено

+

О: в группе в Facebook все время обсуждают нашу пекарню
KR: 2000 человек обсуждают булочки и постят фотки

=

Инициатива: давайте проведем митап с пользователями FB, где потестим новые рецепты!

5 правил постановки целей OKR

Правило 1: Каждый сам ставит себе вдохновляющие цели:

Таким образом человек сам ищет точку своего вдохновения в компании.

Правило 2: Цель должна быть труднодостижима

Так всегда есть куда расти. Цель считается достигнутой, когда показатели выполнены на 60–80%. Если они выполнены на 100%, цель изначально была поставлена с заниженной планкой, а если меньше 50% — имела мало связи с реальностью.

Правило 3: Цель может меняться.

Потому что во время пути мы можем понять, что идем не туда.

Правило 4: Цель достигается кросс-функционально

Таким образом создается экологичное пространство для коллаборации.

Правило 5: Все видят цели всех

Таким образом можно понять, кто может помочь вам достичь вашей цели.

OKR на практике

Ни одна подобная методология не работает в чистом виде и всегда проходит адаптацию в конкретной компании, отбрасывая некоторые элементы. Так и в случае с OKR: не все вышеуказанные правила в реальности используются компаниями именно так, как они заявлены.

К примеру, как уже было сказано выше, по данным исследования TYPICAL, 39% сотрудникам командные цели ставят руководители, что, кажется, не соотносится с первым правилом. При этом 58% сотрудников говорят, что цели мотивируют их и помогают расставить приоритеты, 33% относятся к целям нейтрально, а 9% признаются, что цели вгоняют их в стресс.

В случае второго правила, по результатам того же опроса, 50% сотрудников либо недовыполняют поставленные цели, либо перевыполняют их с лихвой. Зато насчет пятого принципа 11 из 12 российских компаний ответили, что все цели хранятся в документе, который доступен любому сотруднику.

Я советую не пытаться сразу построить космолет. Выберите путь MVP. Одна дружественная компания начала внедрять OKR одновременно с нами, но потонула в дискуссиях: какие должны быть цели, как они должны быть сформулированы, правильные ли это цели. А мы поставили как поставили — и побежали

Марианна Снигирева, исполнительный директор в «Нетологии»

Так что, если будете внедрять OKR, помните, что не обязательно стоит внедрять их в компанию в чистом виде, целиком и сразу. Пробуйте на одном-двух отделах и фиксируйте результаты, проводите опросы внутри компании, делайте выводы о том, как будет работать эта система именно в вашем случае. Главное — не прекращайте пробовать и экспериментировать, и вы найдете рецепт любой методологии, комфортный именно для вас.

Полезные материалы

• Книга «Измеряйте самое важное. Как Google, Intel и другие компании добиваются роста с помощью OKR», Джон Дорр;
• Исследование «Нетипичное исследование по OKR» от HR-компании TYPICAL;
• Статьи «How OKRs fuel innovation», «Как OKR использует компания Atlassian», «Как внедрять OKR» — инструкция от Google, «Как применяют OKR в Авито», «Обзор опыта Google Ventures по внедрению OKR», «Опыт компании Wike. Как поставить цели и выполнить их на 70%»;
• Сервис — шаблон для ведения OKR;
• Видео «What is an OKR?», Lattice; «Нежелательные явления как фокусировка для OKR», конференция OKR Russia 2020, Василий Лебедев (ИКРА); «OKR: инструкция по применению», TeamLead Conf 2019, Егор Толстой («Авито»).

---

Этот материал мы подготовили специально для Theory & Practice осенью 2020 года.