Как подготовить и провести вебинар

Вебинар — это современный формат проведения образовательных, маркетинговых и других мероприятий для продажи информационных продуктов. В ИКРЕ вебинары (или как мы называем их, открытые уроки) — один из любимых способов организовать студентов онлайн и эффективно проводить встречи. Рассказываем лайфхаки команды по проведению вебинаров.

Зачем проводят вебинары

Вебинары — удобный способ трансляции мероприятий, с которым можно охватить  широкую аудиторию независимо от её географического положения. На занятиях можно делиться знаниями, опытом и новостями в реальном времени, интерактивно взаимодействовать с участниками встречи. 

Сегодня вебинары проводят разные компании — в основном те, что занимаются образованием и информационным продуктами. С помощью вебинаров можно не только привлекать новых клиентов, но и удерживать существующих, давать им ценную информацию и повышать лояльность к бренду. 

Чаще всего вебинары — это прямой эфир с одним или несколькими спикерами и неограниченным числом слушателей. Но любой вебинар можно записать и распространять в дальнейшем — так увеличивается его ценность как образовательного ресурса и маркетингового инструмента.

В чём преимущества формата

Что делает вебинары такой популярной формой для взаимодействия с аудиторией и потенциальными клиентами:

🟢 Повышение узнаваемости бренда. Вебинары помогают компании заявить о себе, продемонстрировать экспертные знания и лидерство в своей отрасли.

🟢 Генерация лидов. С помощью интерактивного формата можно собирать контакты потенциальных клиентов и работать с ним в дальнейшем по воронке.  

🟢 Увеличение продаж. Вебинар может быть самостоятельным продуктом, который продают клиентам. Второй способ использовать формат — делать вебинар бесплатным, но «прогревающим» и убеждать клиентов перейти к платному продукту.

🟢 Обучение. Вебинары позволяют проводить внутренние тренинги и образовательные программы, улучшать квалификацию и мотивацию персонала, а также использовать вебинары как часть внешнего образовательного продукта. Так, например, делаем мы в ИКРЕ. И называем этот формат — открытые уроки.

Что нужно для проведения вебинара

Важно определить цель мероприятия, разработать план и сценарий, выбрать подходящую тему и подготовить презентационные материалы. Подготовка также включает выбор даты и времени проведения, учитывая целевую аудиторию и их часовой пояс.

Спикер должен обладать хорошими коммуникативными навыками и знанием темы. Для повышения эффективности лучше заранее репетировать выступление, готовить ответы на возможные вопросы и продумывать интерактивные элементы — например, опросы и общение в чатах, чтобы поддерживать интерес и вовлечённость участников.

Для проведения качественного вебинара потребуется минимальный набор оборудования:

• Вебинарная площадка (рассмотрим популярные варианты ниже);
• Компьютер или ноутбук с веб-камерой;
• Наушники и микрофон для качественного звука;
• Жёсткий диск для записи мероприятия. 

Советы по подготовке кадра

Арина Мещерякова, менеджер образовательных программ в ИКРЕ:

• Фон должен быть нейтральным и ненавязчивым, без отвлекающих элементов. Идеально подойдут однотонные стены или специально подготовленные фотофоны. Мы в ИКРЕ используем именно последний вариант. Эти фоны мы даём и кураторам, и студентам.
• Желательно использовать естественный свет или дополнить его искусственными источниками, расположив их так, чтобы лицо спикера было равномерно освещено и на нём не было теней. Особенно это актуально, если вебинар проходит вечером или в осенне-зимнее время, когда за окном может быть довольно серо.
• Одежда спикера должна быть аккуратной и соответствовать формату вебинара. Лучше избегать ярких и контрастных цветов, которые могут отвлекать внимание участников.

Где провести вебинар: как выбирать платформу

Четыре критерия для вебинара — это удобство, стабильность, масштабируемость и цена.

• Удобство — это интуитивно понятный интерфейс и для спикера, и для пользователя.
• Стабильность — это крепкий бэкэнд, который выдержит наплыв нужного количества слушателей.
• Масштабируемость — это возможность пригласить на вебинар и пять, и пятьсот человек.
• Цена — это оптимальное соотношение качества и затрат на проведение вебинара.

Рассмотрим популярные платформы:

Google Meet

Плюсы:

• Интуитивно понятный интерфейс — можно быстро настроить и начать встречу.
• Интеграция с Google Workspace — удобно для пользователей, активно использующих другие сервисы Google, например Calendar и Drive.
• Безопасность — поддержка двухфакторной аутентификации и других мер безопасности.

Минусы:

• Ограничение по числу участников — максимум 100 человек на одной встрече.
• Не хватает функции управления сессиями и расширенных аналитических инструментов
• Качество видеоконференции сильно зависит от интернет-соединения.

Социальные сети

Плюсы

• Легкий доступ к широкой аудитории, которое легко подключиться к вебинару.
• Можно интерактивно взаимодействовать с аудиторией через комментарии и реакции.
• Удобно подключиться с мобильного устройства.  

Минусы

• Обычно не хватает специализированных инструментов для управления вебинарами.
• Вебинары часто ограничены политикой компании и изменениями в алгоритмах социальных сетей.
• Высокие риски утечки данных и проблемы с конфиденциальностью.

Telegram

Плюсы

• Легко использовать на мобильных устройствах, простая интеграция с чатами.
• Высокий уровень шифрования и защиты данных.
• Возможность мгновенного общения с аудиторией.

Минусы

• Не хватает специализированных инструментов для управления вебинарами.
• Число участников ограничено, что не подходит для больших мероприятий.
• Ограниченные возможности для сбора данных и аналитики.

Zoom

Плюсы

• Много  функций для проведения вебинаров, включая управление участниками, опросы, сессионные залы и т. д.
• Высокое качество связи и стабильная работа даже при большом количестве участников.
• Разнообразные инструменты для взаимодействия с аудиторией.

Минусы

• Ограниченные бесплатные возможности, дорогие платные тарифы.
• Бывают проблемы с безопасностью и конфиденциальностью.
• Сложный интерфейс из-за обилия функций.

IBM Video Streaming

Плюсы

• Высокое качество видео и звука.
• Можно проводить крупные мероприятия с большим числом участников.
• Подробные инструменты для анализа аудитории и производительности вебинара.

Минусы

• Довольно высокая цена по сравнению с другими платформами.
• Сложный интерфейс для новичков.
• Меньше возможностей для взаимодействия с аудиторией в реальном времени.

Webex

Плюсы

• Широкий набор функций для проведения вебинаров и видеоконференций.
• Высокий уровень безопасности и конфиденциальности.
• Хорошая интеграция с другими корпоративными приложениями.

Минусы

• Дорогие платные тарифы.
• Интерфейс не понятен интуитивно.
• Высокие требования к качеству интернет-соединения.

ClickMeeting

Плюсы

• Широкие возможности для взаимодействия с аудиторией, включая чаты, опросы и тесты.
• Удобный и интуитивно понятный интерфейс.
• Возможность записи вебинаров и дальнейшего их использования.

Минусы

• Дорогие платные тарифы.
• Ограниченная масштабируемость.
• Мало продвинутых функций.

Как организовать вебинар 

Рассмотрим основные этапы подготовки.

1. Определите цель и аудиторию. Четко сформулируйте цель вебинара: это может обучение, продвижение продукта или взаимодействие с клиентами. Определите целевую аудиторию, чтобы адаптировать контент под их интересы и потребности. Учтите возраст, профессиональную сферу и уровень предварительных знаний и осведомленности участников.

2. Составьте план вебинара. Придумайте интересную и актуальную тему, которая привлечёт внимание целевой аудитории. Определите структуру мероприятия, разбейте на логические блоки. Пропишите вступление, основные темы, интерактивные элементы и заключение. 

3. Напишите черновик. Учтите основные элементы и важные детали, которые нельзя забыть. Создайте сценарий, который поможет вам не отклоняться от темы и соблюдать тайминг. Подготовьте ответы на возможные вопросы участников.

4. Подготовьте презентацию, которая будет поддерживать ваши слова и иллюстрировать ключевые моменты. Используйте качественные изображения, графики и диаграммы. Убедитесь, что слайды логично следуют друг за другом и легко воспринимаются со стороны.

5. Займитесь продвижением. Создайте стратегию продвижения вебинара через различные каналы: социальные сети, рассылки, сайт компании. Разработайте привлекательные креативы для анонсов и приглашений. 
6. Проведите тестирование оборудования и вебинарной площадки заранее. Проверьте качество звука, видео и стабильность интернет-соединения. Убедитесь, что все участники и спикеры знают, как подключиться к встрече и использовать необходимые функции.

Как продвигать вебинар

Взаимный пиар

Если у вашего продукта есть хорошо отработавшие коллаборации или вы можете запартнериться с влиятельными персонами в вашей отрасли, можно попробовать взаимный пиар. Это значит, что вы бесплатно делаете рекламу друг другу и обмениваетесь аудиторией в блогах, социальных сетях и рассылках. 

Промопосты

Посты с промоушном (рекламой) вебинара можно публиковать на своих площадках, а ещё — делать посевы: то есть оплачивать рекламу в социальных сетях инфлюенсеров, брендов и компаний. Используйте яркие изображения и интересные описания, чтобы привлечь внимание. Создавайте события в профильных соцсетях для удобного приглашения участников.

Таргетированная реклама

Запускайте рекламные кампании в социальных сетях и на других платформах с таргетингом на вашу целевую аудиторию. Определите ключевые демографические параметры и интересы потенциальных участников. Используйте привлекательные заголовки и изображения для повышения кликабельности.

Внешние ссылки

Размещайте информацию о вебинаре на сторонних ресурсах: форумах, блогах, новостных сайтах. Сотрудничайте с отраслевыми порталами для публикации гостевых статей с упоминанием вебинара. Это помогает привлечь дополнительный трафик и повышает узнаваемость события.

E-mail-рассылка

Отправляйте приглашения и напоминания о вебинаре по электронной почте вашей базе контактов. Используйте привлекательный дизайн в визуалах и чёткий призыв к действию в текстах. Добавляйте в текст письма ссылки на регистрацию и подробную информацию о вебинаре.

Лендинги и посадочные страницы

Создайте отдельную страницу, посвященную вебинару. Разместите на лендинге подробное описание мероприятия, информацию о спикерах и форму регистрации. Оптимизируйте страницу для поисковых систем, чтобы привлечь органический трафик с помощью SEO-продвижения.

Проведение вебинара: этапы

1. Убедитесь, что все спикеры и участники подключены к вебинарной платформе. Проверьте работу микрофонов, камер и интернет-соединения. Убедитесь, что все необходимое программное обеспечение работает корректно.
2. Начните вебинар с приветствия участников и кратко представьте себя и других спикеров. Расскажите о цели вебинара и дайте краткий обзор программы. Обозначьте время для обсуждений и диалога, чтобы участники знали, когда они смогут задать вопросы.
3. Следуйте заранее подготовленному плану и сценарию вебинара. Опишите основные темы, используя презентацию и визуальные материалы. Включайте интерактивные элементы, например, опросы и чаты, чтобы поддерживать внимание аудитории.
4. Оставьте время для ответов на вопросы участников. Читайте вопросы из чата или дайте возможность задавать их голосом. Отвечайте чётко и по существу: старайтесь не давать очевидные ответы, при этом не растягивать тайминг ответа больше, чем на пару минут.
5. Подведите итоги вебинара, кратко повторите основные моменты. Поблагодарите участников за участие и напомните о следующих шагах, если они предполагаются (например, о покупке курса или доступа к расширенной версии образовательного продукта). Объясните аудитории, где можно будет посмотреть запись вебинара или получить дополнительные материалы.
6. Запросите обратную связь от участников: предложите аудитории заполнить анкету или оставить комментарии. Проанализируйте полученные данные, чтобы улучшать продукт. 
7. Если вебинар был записан, обработайте запись и подготовьте её для публикации. Разошлите запись и дополнительные материалы участникам, которые не смогли присутствовать. Разместите запись на вашем сайте или в социальных сетях для более широкого доступа.

Как сделать вебинар интересным и в необычном формате

За много лет существования формата вебинаров многие от них уже устали. И мы в ИКРЕ в какой-то момент поставили перед собой задачу делать открытые уроки. И пробовать неожиданные форматы и механики, чтобы ещё и увеличивать конверсию досмотра эфира.

Так, у нас был вебинар в виде настольной игры Ticket-to-Ride, где у участников, как и в игре, был свой маршрут и возможность выбирать, куда двигаться дальше. Для подготовки такого события требуется чуть больше времени, чем для проведения классического вебинара по формуле «лекция-вопросы-ответы», но результаты от таких форматов намного выше. Подробнее про этот кейс можете почитать тут.

Или ещё вариант формата для вебинара, который мы пробовали — креативное лото. Евгения Комова, руководитель отдела маркетинга, куратор курса ИКРЫ «Креатив в контент-маркетинге»: «Я хотела рассказать участникам открытого урока про то, как можно за час собрать неизбитые идеи для контент-плана любого проекта, и дать прямо во время занятия попробовать креативные инструменты на практике. Концепцию искала с помощью методологии CRAFT. В ходе работы над проектом получилось креативное лото: это доска в Miro, где у нас были и бочонки с номерами, и своя механика по вытаскиванию этих бочонков из мешочков, и другие детали и активации. В итоге мы получили более 80 идей для контент-плана, участники забрали с этого занятия конкретные инструменты и даже небольшой навык работы с ними. Отзывы и реакции были потрясающими. После таких форматов мне как куратору уже и не хочется возвращаться к каким-то стандартным историям».

Как и провести вебинар: частые вопросы 

Как сделать вебинар увлекательным?

— Важно разделить его на две части: подготовительную и сам доклад. Важны обе части. Если не сделать достаточный упор на подготовку контента, продвижения и упаковки, зрители на уровне фокусировок организатора не поймут ценность продукта. Это большая проблема регулярных мероприятий, которые поставлены на поток.

Алексей Павлов, куратор ИКРЫ

— Как повысить конверсию на мероприятие?

Оперативной памяти у частников обычно хватает только на момент регистрации. Дальше они уже залипнут и будут воспринимать информацию как белый шум. Помимо регистрации важно создавать условия, при которых человек может больше вовлечься в процесс. Например, создать небольшой тест, который покажет ему, насколько он готов для этого вебинара. Дополнительно участник узнает о себе какие-то новые вещи и сделает вывод — а значит, поймёт, что его ждёт после мероприятия. Главное — персонализировать внимание участника на нём самом, а не на вебинаре. Тогда конверсия возрастёт в разы. И клиенты будут готовы даже заплатить за встречу. 

Алексей Павлов, куратор ИКРЫ

— Как вовлечь аудиторию, чтобы быть со слушателем на одной волне?

Все зависит от первого впечатления. Если будет синхронизация со спикером, будет и высокая вовлечённость. Конечно, многое зависит от качества и интерактивности контента, но важна фигура спикера. Нужно максимально эмпатично и участливо обращаться к слушателям. У спикера должен быть искренний интерес к людям и их проблемам.

Анастасия Актерская, куратор ИКРЫ, независимый стратегический консультант, исследователь и бренд-стратег

— Как спикеру успешно провести вебинар?

Спикеру всегда нужно проанализировать свой личный и профессиональный круг общения. Это данность, от которой потом он будет отталкиваться в построении коммуникаций с аудиторией. Если слушатели — это не те люди, с которыми привык общаться спикер, то коммуникация не наладится. Важно выбирать спикера так, чтобы он разговаривал с аудиторией на одном языке.

Евгения Комова, руководитель отдела маркетинга и куратор ИКРЫ

Саммари: как провести вебинар

• Вебинары позволяют охватить широкую аудиторию независимо от её местоположения. Формат используют для обучающих семинаров, презентаций и дискуссий.
• Чтобы эффективно провести вебинар, определите его цель, подготовьте сценарий и нужные материалы. Найдите подходящую площадку и подготовьте спикера к мероприятию.

Любой вебинар в первую очередь — это часть образовательного процесса. Мы в ИКРЕ научим, как сделать его увлекательным, интересным и эффективным. Переходите по ссылке — и изучайте программу курса «Создание концепций для образовательных программ». Научитесь проектировать обучающие программы и продукты системно, используя инструменты креативной методологии CRAFT.