Как фасилитировать встречи

Что такое фасилитация в целом, кому она нужна, какие цели преследует и какие задачи решает для бизнеса. Об этом и не только ИКРА уже писала. Найти можно здесь. В этой статье разбираемся, что такое фасилитация встреч и как работает.

Фасилитация встреч: что это значит и как работает

Если дословно, фасилитация (от англ. facilitate — облегчать) подразумевает оказание помощи отдельным людям и группам. Она применяется как для решения повседневных задач, так и для достижения бизнес-целей.

В широком понимании фасилитация — это организация группового обсуждения с помощью методов и техник, которые повышают эффективность участников группы и приводят их к результату.

Проблема традиционных совещаний — когда некоторые участники высказываются более активно, в то время как другим не хватает времени, уверенности или желания выразить своё мнение. Как итог, их позиции остаются неуслышанными.

Фасилитация помогает модерировать дискуссию так, чтобы каждая идея была учтена и не осталась без внимания.

Фасилитация может значительно улучшить эффективность классических совещаний, потому что изменится сама структура встреч и созвонов.

И вот, как это будет.

• Активное вовлечение участников: Фасилитатор (лицо, помогающее группе) ведёт встречу и создаёт атмосферу, в которой каждый участник чувствует себя комфортно, высказывая свои идеи и мнения. Это помогает избежать пассивности и способствует более активному участию.
• Структурирование обсуждения: Фасилитатор использует различные методы и техники фасилитации для структурирования обсуждения. Это поможет избежать хаоса и направить разговор в нужное русло. Например, использовать таймер, чтобы ограничить время на выступления или применять методы фильтрации идей.
• Устранение доминирования отдельных участников: Фасилитатор следит за тем, чтобы все голоса были услышаны, и предотвращает ситуации, когда один или два человека занимают всё внимание. Это важно для создания равноправной среды.
• Фокус на целях совещания: Фасилитатор поможет группе оставаться сосредоточенной на целях совещания и избежать отклонений от темы и неэффективных обсуждений на весь день.
• Сбор и обработка идей: Фасилитация включает в себя техники, которые помогут собрать и обработать идеи участников. Например, инструмент «Рейтинг фреймов» поможет оценить и выбрать наиболее полезные идеи. О том как работать с фреймами мы рассказываем на нашем курсе.
• Подведение итогов и планирование действий: Фасилитатор поможет группе финализировать обсуждения и определить конкретные шаги для реализации идей и решений. Это повышает ответственность участников.

В результате, фасилитация может сделать совещания более продуктивными и целенаправленными. Улучшится рабочая атмосфера, и повысится эффективность команды.

Кто такой фасилитатор встречи

Фасилитатор — это человек, который помогает группе людей эффективно взаимодействовать, достигать поставленных целей и принимать решения. Он выполняет роль посредника, организатора и модератора дискуссии.

Фасилитатором может выступать как внешний эксперт в области бизнеса, так и сотрудник компании, который освоил методы фасилитации.

Роль фасилитатора на совещании:

Смотреть

1. Управление процессом: Фасилитатор отвечает за организацию и структуру встречи, чтобы она проходила эффективно и продуктивно.
2. Создание безопасной атмосферы: Он создаёт условия, в которых участники могут свободно выражать свои мысли и идеи, не опасаясь критики.
3. Стимулирование участия: Фасилитатор поощряет всех участников к активному вовлечению в обсуждение, задавая вопросы и направляя разговор.
4. Активное слушание: Он внимательно слушает мнения участников и делает так, чтобы все в группе понимали друг друга.
5. Управление временем: Фасилитатор следит за тем, чтобы время было распределено равномерно между темами и участниками, избегая затягивания обсуждений.
6. Разрешение конфликтов: В случае возникновения разногласий или конфликтов, фасилитатор помогает найти конструктивные решения и поддерживать позитивный диалог.
7. Фокусировка на целях: Он помогает группе оставаться сосредоточенной на целях встречи и достигать запланированных результатов.
8. Структурирование обсуждения: Фасилитатор организует дискуссию, устанавливая последовательность тем и методов работы.
9. Визуализация информации: Использует графические инструменты для упрощения восприятия и понимания информации.
10. Подведение итогов: В конце встречи фасилитатор обобщает ключевые моменты и выводы, а также определяет дальнейшие шаги.

---

Фасилитатор играет ключевую роль в обеспечении эффективного и конструктивного взаимодействия между участниками совещания.

Электронная книга «Взаимодействие в команде: от волка-одиночки до коллаборации»

Что должен уметь фасилитатор

Результат фасилитационной сессии часто зависит от качеств и умений «ведущего».

Поэтому хороший фасилитатор должен уметь:

• Ясно и эффективно передавать информацию. Слушать участников и задавать открытые вопросы.
• Внимательно выслушивать мнения и идеи, демонстрируя интерес и понимание.
• Эффективно распределять время на обсуждение, чтобы все темы были рассмотрены в рамках сессии.
• Оставаться беспристрастным, не принимая какую-либо сторону в обсуждении. Это создаёт безопасную атмосферу для всех участников.
• Адаптироваться к изменениям в ходе обсуждения и реагировать на новые идеи и направления.
• Вовлекать всех участников в обсуждение, побуждая их высказывать свои мысли и идеи.
• Управлять конфликтами и разногласиями, чтобы поддерживать конструктивный диалог.
• Организовывать обсуждение, создавая четкую структуру и последовательность.
• Использовать графики, схемы и другие визуальные инструменты для упрощения восприятия информации.
• Анализировать и подводить итоги обсуждений, выявляя ключевые выводы и действия.

---

Эти и другие правила эффективных встреч помогают понять роль фасилитатора на бизнес-встречах, образовательных семинарах, в рабочих группах и других форматах групповых дискуссий, где важно коллективно обсудить проблему или задачу и прийти к единому решению.

Какие методы фасилитации подойдут для встреч и совещаний

Ключевое в фасилитации встреч и совещаний — найти общий язык между участниками с разными точками зрения. Здесь требуются коммуникативные навыки и способности модерировать дискуссию так, чтобы каждый мог высказать своё мнение.

Для успешной фасилитации встречи или совещания важно разработать методику, адаптированную к потребностям собравшихся. Можно использовать, например, стикеры или голосование. 

Основная задача — достичь консенсуса по каждому вопросу, для чего применяются различные методы фасилитационных встреч.

Мозговой штурм

Классика жанра. Метод, при котором участники совещания свободно генерируют идеи по заданной теме, фиксируя все предложения без оценки. Фасилитатор помогает избежать потерь и повторений информации. А также резюмирует идеи и обозначает новые пути для дискуссии.

Поляризация мнений (SWOT-анализ)

Участники обсуждают сильные и слабые стороны, возможности и угрозы в рамках темы совещания. Это помогает группе выплеснуть все негативные эмоции и посмотреть на проблему шире. Фасилитатор помогает им оценить ситуацию и принять обоснованные решения, поддерживая позитивный диалог. 

Картирование идей

Визуальное представление идей и концепций, которое помогает участникам лучше понять взаимосвязи. Один из них — метод «Ментальная карта», где в центре доски размещается тема, а вокруг добавляются идеи от участников. Это помогает визуализировать проблему как комплекс задач и решений и создать поэтапный план действий.

Групповая работа

Разделение участников на небольшие группы для обсуждения определённых вопросов, после чего каждая группа представляет свои выводы.

Ретроспектива

В Agile-практиках используется метод, который позволяет команде оценить прошедшую работу и выявить области для улучшения. С помощью «Эмоциональных карт». Участникам раздаются карточки разных цветов: например, зелёные для позитивных ситуаций и красные для негативных. Фасилитатор обсуждает положительные события из зелёных карточек и выделяет негативные события из красных для анализа и улучшения.

Конечно, эти методы могут быть адаптированы в зависимости от целей встречи или совещания, состава участников и других факторов, чтобы обеспечить продуктивное взаимодействие и достижение результатов.

Этапы фасилитации

Работа по готовому шаблону всегда нравится больше. Не спорим.

Давайте представим фасилитацию в виде структурированной схемы. Она поможет создать продуктивную атмосферу для взаимодействия, обеспечить открытость и совместное решение задач. 

• Создайте комфортные условия встречи: подумайте об организации пространства или онлайн-коммуникации, выберите подходящее время, помещение или сервис для общения.
• Озвучьте конкретную цель в начале собрания.
• Обговорите правила и тайминг встречи.
• Обозначьте существующие преграды для достижения цели.
• Наметьте список задач и определите тайминг на обсуждение каждой из них.
• Создайте список правил и порядок высказывания, чтобы избежать доминирования одного голоса.
• Подберите конкретные техники под текущую задачу и подготовьтесь к их реализации. В наших карточках для управления встречами найдётся что-то подходящее и интересное.
• Проанализируйте озвученные на встрече идеи и подведите итоги.
• Определите конкретные шаги и меры для решения проблемы. Назначьте ответственных.
• Подведите итоги встречи и обсудите эффективность фасилитации и возможные улучшения для будущих встреч.

Правила фасилитации: рекомендации для организации эффективных встреч

Все основные рекомендации по организации эффективной рабочей встречи мы дали здесь.

Резюмируя, для организации эффективных встреч вам необходимо:

Смотреть

— определить цель встречи и донести её до всех участников, вероятно, им потребуется подготовка отчёта;
— выбрать подходящее место и время для встречи, проверить список созвонов и освободить слот;
— составить повестку дня и распределить время для каждого пункта;
— обеспечить комфортную обстановку и подготовить материалы для обсуждения;
— вовлечь всех участников в процесс обсуждения и принятия решений;
— следить за соблюдением регламента и тайминга;
— фиксировать результаты встречи и решения;
— поблагодарить всех за участие и завершить встречу.

---

Внушительный список. Согласны?

Фасилитация встреч: частые вопросы

Мы обратились к экспертам с просьбой рассказать, какие вопросы по данной теме им задают чаще всего.

1. На что стоит обращать внимание, когда выбираешь программу обучения по фасилитации? Что является «маячками» того, что этот курс действительно поможет овладеть навыками фасилитации?

Советую отдавать предпочтение курсам от профильных организаций и платформ, чем от конкретных людей. Здесь простая логика. В организациях работает команда специалистов, специалистов-фасилитаторов, которые на регулярной основе организуют и проводят сессии. Поэтому внутри у них происходит постоянный обмен опытом, что способствует разнообразию подходов и методик обучения. В результате участники курса получат доступ к разнообразию подходов и актуальных методик.

Анастасия Лебедева, руководитель направления обучения ИКРЫ

2. Про фасилитатора чаще всего вспоминают на стратегических сессиях или командных брейнштормах. А нужна ли фасилитация на еженедельных созвонах команды, например? Или на встречах один на один?

На встречах один на один классической фасилитации быть не может. Потому что фасилитатор управляет командой работой, а команды нет. Но отдельные элементы и подходы можно применить. Например, заранее наметить план диалога или подготовить фреймворк, который поможет вести дискуссию.

Если говорим про еженедельные созвоны, то тут важно следующее. Если структура не отточена до идеала и люди «закапываются» на регулярных встречах — то да, фасилитация поможет и будет полезна. Фасилитатор сделает так, что обсуждение пройдёт не за запланированный час, а за 40 минут. В дисциплинированных и сработанных командах бывает так, что «типичная» встреча уже настолько «накатана», что нет нужды в дополнительном управлении обсуждением. Тогда и в фасилитаторе нет нужны.

Павел Локтаев, куратор и фасилитатор образовательных программ ИКРЫ

3. С какими трудностями сталкивается новичок-фасилитатор на своих первых сессиях? Что может помочь избежать этих типичных ошибок?

Новички-фасилитаторы, обучавшиеся по видеокурсам, могут столкнуться с трудностями из-за отсутствия опыта живого взаимодействия и применения навыков фасилитации на практике. Большим плюсом является очный формат курсов. На очных занятиях у спикеров и кураторов больше возможностей использовать разнообразные форматы обучения и взаимодействия, что значительно повышает качество образовательного процесса у участников.

Антон Лебедев-Романов, геймдизайнер, куратор и фасилитатор образовательных программ ИКРЫ

Фасилитация встреч: выводы

Итак, фасилитация — это не просто модное слово. Фасилитация — это набор ценных инструментов и методов организации групповых встреч, помогающий создать обстановку для свободного обмена мнениями, мозговых штурмов и разрешения конфликтов.

Она особенно полезна в ситуациях, когда нужно:

• генерировать идеи
• искать оптимальные решения
• принимать коллективные решения

А вообще, фасилитация актуальна в любых сферах, где важна коммуникация и ответственность участников. Например, полезна в обучении. Вспомним собрание родителей в школе. Уж где-где, а тут точно не помешал бы фасилитатор!

Как ИКРА проводит b2b-программы по фасилитации

В конце 2023 года один из популярных российских интернет-ритейлеров обратился в ИКРУ с запросом на снятие тревоги среди сотрудников, которая возникла из-за изменений в организационной структуре. Клиент хотел провести командную сессию с топ-менеджментом для выявления переживаний команды и построения общего видения будущего.

ИКРА организовала сессию для 8 команд по 8-10 человек, используя методологию CRAFT. Фасилитаторы ИКРЫ помогли участникам определить ценность сессии, обсудить свои страхи и сформулировать болевые точки. Это помогло создать общие приоритеты и выработать идеи для решения проблем.

В результате сессии команда смогла обсудить волнующие темы, повысить уровень доверия и снять стресс. Клиент остался доволен, забрал в работу 8 идей и планирует продолжение таких сессий. За 3,5 часа работы были выявлены топ-8 болей и разработаны решения.

Подробнее о том, как это было читайте здесь.

Где учиться фасилитации

Фасилитатором может быть как внешний консультант, так и внутренний сотрудник. Как стать фасилитатором рассказывают на специализированных курсах.

Если хотите научиться вести фасилитационные сессии и применять их в работе, на курсе ИКРЫ «Фасилитация и управление встречами» вы получите необходимые для этого навыки.

Программа проходит очно.