Как проводить брейнштормы, участвовать в них и получать от этого удовольствие
Этот материал мы подготовили специально для издания Theory&Practice. Куратор ИКРЫ Андрей Стифеев поделился рабочими советами для проведения генераций в команде.
Решение некоторых вопросов требует подключения коллективного разума. Генерация идей, их обсуждение и фильтрация происходят на креативных встречах — брейнштормах, также известных как мозговые штурмы. Однако слабая организация, низкая вовлеченность участников и бесструктурность приводят к тому, что дискуссия становится безрезультатной, а время оказывается потраченным впустую. О том, как сделать эффективный брейншторм, мы поговорили с преподавателем школы инноваций «ИКРА» Андреем Стифеевым. В инструкции рассказываем, когда и зачем нужно проводить мозговые штурмы, кто их должен вести, почему необходимо собирать кросс-функциональную команду, а также делимся четырьмя методиками для группового и одиночного брейншторма.
Для чего нужен мозговой штурм
Кажется, что любую задачу можно решить на брейншторме, однако это заблуждение. Для штурмов нужны вопросы, точные ответы на которые не знает никто, а решение поставленной проблемы имеет несколько вариантов, каждый из которых требует обсуждения.
В первую очередь, мозговые штурмы нужны для того, чтобы накидать много разных идей и выбрать из них наиболее оптимальные. При этом за их реализацию отвечает один человек или маленькая группа, но не все участники брейншторма, ведь в противном случае идея размывается, и никто не понимает, к чему движется команда. Допустим, нам необходимо определиться с коммуникационной стратегией — это большой проект, который делится на много подзадач. Если раздать их сразу нескольким специалистам, единая картина не получится, а общая цель не будет достигнута.
Если сотрудники представляют одну большую задачу по-разному и никто не знает, как ее лучше выполнить, нужен брейншторм
Приведу бытовой пример. Что подарить другу на день рождения? Для решения этого вопроса можно собраться с друзьями и устроить небольшой мозговой штурм, потому что все думают по-разному. Возможно, к некоторым людям придут одинаковые идеи или к кому-то придет решение, которое затмит все остальные.
Почему мозговые штурмы иногда не работают
Отсутствие четкой цели
«Давайте сядем и что-нибудь придумаем», — так начинаются брейнштормы, которые ни к чему не приводят. Дискуссия становится абстрактной, ее участники не понимают, к чему они идут. Поэтому первое, что нужно сделать для эффективного штурма, это поставить четкую цель. Об этом расскажем подробнее чуть позже.
Низкая мотивация участников
Мозговые штурмы не эффективны, если участники не вовлечены в процесс. Чаще всего это происходит, когда сотрудников заставляют на них присутствовать. Если человек не готов морально, а также не способен пока что проявлять эмпатию к своим коллегам, не стоит приглашать этого сотрудника на штурм, по крайней мере, в этот раз.
Отсутствие четкого тайминга
Если вы скажете: «Давайте сядем и что-нибудь придумаем где-нибудь после обеда», то, скорее всего, мероприятие растянется на несколько дней. Вы будете постоянно собираться, тратить время на бесконечные обсуждения, но желаемый результат не будет получен.
Отсутствие организации
Ни один мозговой штурм невозможен без правильной организации и фасилитации процесса. Как бы нам ни хотелось включить коллективный разум, должен быть фасилитатор, то есть тот, кто управляет встречей.
Как подготовиться к мозговому штурму: основные шаги
Итак, расскажем, как правильно подготовиться к штурму и управлять им, а начнем с того, кто будет его проводить. Во-первых, это должен быть не руководитель или ЛПР (лицо, принимающее решение), так как ему сразу захочется управлять, он начнет фильтровать идеи еще до их обсуждения. Если сделать управляющим штормом другого сотрудника, у него будет меньше соблазнов что-то решать за других, а ЛПР сможет, наоборот, погрузиться в идеи и что-то придумывать самостоятельно. Так конечная идея будет нравиться всем — и ЛПР, и команде.
Организатору нужно обязательно определиться с несколькими вопросами. Первый — это хронометраж. Должен быть четкий тайминг, причем нужно не просто обозначить начало и конец встречи, необходимо разделить мозговой штурм на определенные отрезки времени в соответствии с тематическими блоками штурма. Например, первые 2 минуты — для обсуждения задач, 45 минут — для генерации идей, 30 минут — для их фильтрации, еще 10 — для подведения итогов. Обязательно оставьте время для перерывов.
Второй вопрос — это подготовка места, где будет происходить сам штурм. Сейчас это может быть, например, Zoom и подключенная к нему доска Miro. Если брейншторм проводится оффлайн, это должно быть комфортное тихое пространство с неудобными стульями (чтоб никто не расслаблялся и не засыпал). Также нужен флипчарт, где организатор будет записывать идеи.
Третий вопрос — определение цели и задач мозгового штурма. Например, команда должна решить проблему переработки мусора в регионе. Это глобальная цель, но на конкретный штурм мы ставим задачу, например, придумать, какие летние социальные программы можно для этого запустить. На другой встрече необходимо определить, с какими организациями можно сотрудничать. Дальше мы можем собраться на еще одну креативную сессию и решать следующую задачу. Так за несколько штурмов мы придем к нашей цели. Невозможно за два часа решить какую-то глобальную проблему, иначе дискуссия превращается в абстрактное бесцельное обсуждение.
В свою очередь, участникам мозгового штурма также нужно к нему подготовиться. Для этого необходимо подробно ознакомиться с темой и изучить ее аспекты; продумать свои идеи и аргументы к ним, а также почему они могут быть не приняты; определить для себя, зачем вы идете на штурм и что вы хотите получить от этой встречи; и, еще один важный аспект, — идти на нее в хорошем настроении.
Основные правила проведения мозгового штурма
1. Проявляйте эмпатию и креативить, будьте в хорошем настроении
Одно из главных правил любого мозгового штурма — это эмпатия. Любой креативный процесс — это чувствительная процедура, где участники часто обижаются друг на друга. Если человек не готов быть эмпатичным (а это тоже нормально в рабочем процессе), стоит либо попробовать поменять свой mindset — пойти посмотреть видео на YouTube, развеселиться, проникнуться задачей, — либо не участвовать или перенести штурм.
2. Соберите кросс-функциональную команду
Желательно собирать на штурм кросс-функциональную команду, чтобы участники имели разные компетенции. Мы все заложники нашего жизненного опыта и паттернов мышления, но если мы коллеги, то эти паттерны мышления схожи. Соответственно, общий жизненный опыт у нас не такой уж и большой. Чем больше людей с разными компетенциями участвует в мозговом штурме, тем более интересные и сложные идеи появятся.
Помните, что любую идею можно докрутить. Допустим, на штурм приходит бухгалтер, и, как всем кажется, говорит что-то далекое. Но не спешите отбрасывать его идеи — практически любую мысль можно будет повернуть иначе.
Однако здесь может возникнуть следующий вопрос: как убедить сотрудника, выполняющего другую функцию, прийти на брейншторм? Все дело в подаче. Некоторые мозговые штурмы похожи не на креативные встречи, а на рабочие собрания, куда сотрудники приходят без воодушевления. Нужно правильно позиционировать брейнштормы, и подавать их как возможность получения нового опыта, интересный процесс, в ходе которого можно прийти к неожиданным результатам.
Например, когда мы приглашаем дизайнеров, которые не занимаются коммуникационными стратегиями, они предлагают идеи, о которых мы вообще никогда не думали. Так что донесите до человека, что на шторме он нужен не для галочки. Можно так и сказать: «Нам надо разнообразить нашу креативную команду на этот штурм. Кажется, что у тебя есть опыт, который привнесет что-то свежее. Для тебя это также возможность отойти от привычных тебе задач». С таким позиционированием на брейншторм скорее всего захочется прийти.
3. Записывайте все идеи (абсолютно все)
Записывать важно все, но не менее важно при этом ничего не комментировать. Не стоит отбрасывать какие-то идеи сразу же — их фильтрацией вы займетесь позже. Часть из них можно будет докрутить, совместить, перекроить, поэтому то, что казалось странным в начале, может оказаться вполне рабочей идеей после обсуждения.
Как провести мозговой штурм: управление процессом
Погрузить участников в тему
Человек, который проводит мозговой штурм, первым делом должен ознакомить всех с темой, так как участники могут по-разному ее понимать. Задача фасилитатора — синхронизировать. Он объясняет, зачем эта встреча, какова ее цель, результат, каков регламент. Все это дает ощущение безопасности, люди не думают о том, что же будет дальше. В спокойной среде легче размышлять.
Разделить людей на группы
Если участников много, лучше поделить их по группам. Причем если у вас собрана кросс-функциональная команда, сделайте эти подгруппы разнообразными. Пусть в группе будут штурмить сотрудники, которые раньше практически не работали друг с другом напрямую.
Разделить процессы генерации и фильтрации
Генерация и фильтрация идей — два разных процесса. Причем в случае крупных брейнштормов они могут происходить в разные дни. Сначала вы генерируете и записываете все, и только потом обозначаете критерии и фильтруете.
Управлять временем
Повторюсь — хронометраж крайне важен, фасилитатор обязательно устанавливает сроки для обдумывания какой-то темы. Как только таймер прозвенел, все внимание снова переключается на фасилитатора, который поясняет, что будет происходить дальше.
Минимизировать конфликты
Конфликты нужно уводить и не заниматься их разрешением прямо во время штурма. Если обстановка между какими-то участками накаляется, переключите их внимание и скажите, что их вопрос вы сможете обсудить после встречи. Если возмущенных участников такой вариант не устраивает, спросите: «Что нужно сделать, чтобы вы продолжили работу?» Возможны две реакции: либо человек скажет, что нужно сделать, чтобы разрешить проблему, либо он поймет, что это лишь эмоциональный всплеск и причины для конфликта нет. Если участники спорят друг с другом, запишите идеи обоих.
Задавать вопросы
Есть три бронебойных вопроса, которые разгоняют мышление: «зачем», «почему»и «что, если?» Если человек придумывает какую-то идею и вам хочется ее развить, задайте эти вопросы: так коллективный разум начинает работать быстрее.
Подвести итоги
Подводя итоги, обозначьте, какие результаты получены, насколько вы приблизились к глобальной цели, какие идеи в итоге приняты и кто и когда приступает к их реализации. Во-первых, это даст ощущение завершенности. Во-вторых, участники поймут, что их мнение на что-то повлияло, а идеи превращаются в действия.
Рефлексировать после штурма
Через какое-то время (не в день штурма) фасилитатор может еще раз зафиксировать, какие результаты были получены и какие решения приняты. Отдельно стоит собрать обратную связь от участников. Спросите их, что в процессе мозгового штурма их зажигало, а что, наоборот, демотивировало.
Методики проведения мозгового штурма
«Шесть шляп мышления»
Креативная методология, связанная с латеральным мышлением, суть которой в следующем — есть несколько разных ролей, которые раздаются участникам мозгового штурма и распределены по цветам. Например:
- Черная шляпа дается тому, кто будет только критиковать идеи, искать негативные аспекты.
- Белую шляпу образно надевает тот, кто пытается найти дополнительную информацию.
- Синяя шляпа принадлежит модератору.
- Красная шляпа дается тому, кто может оценить идею с эстетической точки зрения, проанализировать эмоции, которые она может вызвать.
- Человек в желтой шляпе наоборот защищает идеи.
- Зеленая шляпа предполагает, что человек будет выдавать самые необычные идеи.
Если человек привык предлагать идеи, ему нужно дать черную шляпу, а сотруднику, который обычно высказывает критику, предложить шляпу для генерации идей. Основная идея методологии заключается в том, чтобы участники штурма вышли из привычного образа мышления: критик становится идейным, креатор становится критиком, а неорганизованный человек начинает управлять процессом. Такой подход позволяет повысить уровень концентрации и вовлеченности.
Дивергентное и конвергентное мышление
Дивергентное и конвергентное мышление — это своего рода расширение и сужение объектива. Сначала мы находимся в точке «А», решаем одну задачу, дальше нужно расширить мышление. Мы много придумываем и начинаем сопоставлять идеи друг с другом, смотреть, какие из них похожи, делим их на группы. Потом среди этих групп начинаем сужать наше мышление обратно и выбирать какую-то одну или две конкретные идеи. Следующий шаг — работать уже над ними.
Одиночный брейншторм
Во время одиночного штурма нужно придерживаться простого правила: поддерживать внутренний диалог. Говорить с самим собой вслух сложно, поэтому помогают записи вроде: «Я сейчас думаю о том-то, потому что мне в голову пришло вот это». Мозг не тратит силы и внимание на то, чтобы обрабатывать эту информацию, так как она представлена на листе.
Тихий брейншторм
Фасилитатор обозначает задачу, и люди не разговаривают и не обсуждают, а в одиночку пишут свои идеи на стикерах. Затем эти стикеры клеятся на один флипчарт, после чего фасилитатор начинает зачитывать идеи и находить похожие. После этого начинается обсуждение идей в команде.
Хотите выдавать самые оригинальные идеи на брейнштормах? Прокачайте свою креативность. Приходите на курс по креативным методикам и генерации идей.
