Проблемы бизнес-процессов: как выявить и решить
Ваши бизнес-процессы работают на вас или против вас? Задержки, хаотичные решения и узкие места ежедневно уменьшают вашу прибыль. Узнайте, как за 6 шагов преобразовать ваши бизнес-механизмы в эффективную систему.
Типичные проблемы бизнес-процессов
Часто проблемы бизнес-процессов появляются из-за отсутствия стандартов. Регламенты помогают решить задачи в разных обстоятельствах. Если их нет, происходит хаос. Выделим несколько ошибок бизнес-процессов:
- Организация автоматизации. Внедрение цифровых технологий необходимо для ускорения бизнес-процессов. Однако во время перехода возникает несколько проблем: сложность настройки, отсутствие регламентов, необходимость обучения сотрудников.
- Сложность оптимизации. Этот процесс требует установки реалистичных сроков, составления плана и постановки стратегических целей. При этом главная задача оптимизации — улучшение текущей ситуации, а не поддержание существующей системы.
- Проблема описания. Чтобы проанализировать бизнес-процессы, нужно собрать статистику, провести исследования и опросить персонал.
- Сложность моделирования. Если предприниматели не понимают, в чём проблема бизнес-процесса, они не могут представить идеальную ситуацию. Для моделирования нужно знать текущие данные и статистику.
- Внедрение искусственного интеллекта. Введение ИИ-технологий часто встречает критику у сотрудников. А это приводит к падению мотивации.
Во всех бизнес-процессах нужно учитывать уровень предсказуемости — то, насколько итог соответствует запланированному результату.
Анализ проблем бизнес-процессов
Анализ проблем бизнес-процессов — набор методов и процедур, которые помогают оценить эффективность. Существует несколько этапов:
- Определение целей и задач. На этом этапе предпринимателю нужно задать себе несколько вопросов: «Зачем я анализирую бизнес-процесс? Какого результата я хочу добиться?»
- Идентификация процесса. Необходимо выявить, что подлежит исследованию. Например, можно проанализировать онбординг в компании или процесс принятия решения по вакансиям.
- Сбор информации. Здесь можно использовать несколько методов исследования: анкетирование сотрудников, наблюдение за их работой. Также уместно будет провести глубинное интервью с руководителем отдела.
- Оценка результатов. Нужно оценить показатели каждого этапа. Также можно использовать KPI, чтобы оценка была точнее.
- Сравнение с конкурентами. На этом этапе проводится аналитика процессов у конкурентов. Она помогает понять, каким образом компании в той же отрасли выстраивают свою стратегию.
- Разработка плана автоматизации. Лучше всего издать локальный правовой акт с конкретными сроками, ответственными людьми и последовательностью действий.
- Внедрение изменений. Их стоит вводить постепенно, учитывая специфику каждого бизнес-процесса.
Во время анализа можно использовать SWOT-анализ (обнаружение сильных и слабых сторон, прогнозирование изменений) и ABC-анализ (метод оценки массивного объёма данных, основанный на законе Парето).
Выявление проблем бизнес-процессов
Выявление проблем бизнес-процессов предполагает сбор информации, получение обратной связи от сотрудников, систематизацию данных. На каждом этапе стоит описывать данные в цифрах для конкретизации проблемных участков. Существуют несколько типов проблем:
- Задержки в процессах. Затянутое согласование и бюрократия могут замедлять работу и приводить к недостаточным результатам.
- Узкие места. Это проблемные части, которые задерживают процесс и препятствуют достижению результата. Например, падение мотивации у персонала, недостатки в автоматизации.
- Неэффективные решения. Как определить эффективен бизнес-процесс или нет? Чтобы определить результативность процесса, нужно оценить последствия новых инициатив — привели ли они к ожидаемым результатам?
Существует несколько путей решения каждого типа проблем.
| Проблемы (по типам) | Пути решения (с примерами) |
|---|---|
| Задержки в процессах | Необходима аналитика каждого действия бизнес-процесса, чтобы выявить, на каком этапе возникает задержка, и в чём её причина. Примеры: 1) Анализ времени выполнения этапов — в логистике замеряют, сколько времени занимает погрузка, доставка, разгрузка, чтобы найти «тормозящие» этапы. 2) Автоматизация рутинных задач — внедрение CRM для автоматического распределения заявок вместо ручного ввода. |
| Узкие места | Необходим опрос персонала, сбор информации по взаимодействию между отделами. Налаживание процесса синхронизации. Примеры: 1) Опрос сотрудников — в производстве выясняют, почему отдел закупок не успевает поставлять материалы, и перераспределяют нагрузку. 2) Внедрение инструментов синхронизации — быструю синхронизацию в командах помогает выстроить «Крабик». |
| Неэффективные решения | Необходимо составление статистики по последним принятым решениям, SWOT-анализ для выявления слабых сторон и оценки действий с точки зрения эффективности. Примеры: 1) Анализ прошлых решений — компания сравнивает, какие рекламные каналы (контекст, соцсети) дали больше продаж, и перераспределяет бюджет. 2) SWOT-анализ — перед запуском нового продукта оценивают риски (конкуренция) и возможности (ниша на рынке). |
Как улучшить бизнес-процесс
Чтобы не просто «латать дыры», а создать системное управление бизнес-процессами, нужен чёткий план действий и готовность к изменениям. Вот пошаговая инструкция:
- Разобраться в проблемах. Недостаточно просто увидеть трудности — нужно понять, почему они возникают, как сильно мешают бизнесу и какие из них нужно решать в первую очередь.
| Пример: Если клиенты жалуются на долгую доставку, причины могут быть разные: – Склад работает медленно. – Курьеры не успевают за заказами. – Логистика построена неэффективно. Сначала исправляем то, что сильнее всего бьёт по прибыли. |
- Поставить чёткие цели. Цели должны быть конкретными и измеримыми, иначе непонятно, достигли ли мы успеха.
| Пример: ❌ «Ускорить доставку» — это не цель, а пожелание. ✅ «Сократить срок доставки с 5 до 2 дней в течение 3 месяцев» — так можно отследить результат. |
- Составить стратегию. Стратегия — это не просто список идей, а чёткий алгоритм (план) действий со сроками и этапами.
| Пример: – 1 неделя: проанализировать текущие маршруты доставки. – 2 неделя: договориться с дополнительными курьерскими службами. – 3 неделя: запустить тестовые отправки по новым маршрутам. |
- Подготовить ресурсы. Прежде чем начинать изменения, нужно понять, сможет ли бизнес провести изменения. Сколько это будет стоить? Кто из сотрудников сможет этим заниматься? Не пострадает ли текущая работа?
| Пример: Если для ускорения доставки нужно нанять ещё трёх курьеров, считаем бюджет и проверяем, есть ли у HR возможность быстро их найти. |
- Контролировать процесс и следить за метриками. Любые изменения нужно проверять на практике — иначе можно потратить время и деньги впустую.
| Пример: После внедрения новых маршрутов доставки раз в неделю смотрим: – Уменьшилось ли время доставки? – Сколько клиентов остались довольны? – Не выросли ли расходы? |
- Учитывать обратную связь и корректировать план. Даже лучшая стратегия может дать сбой. Важно слушать тех, кто работает в процессе, и вовремя вносить правки.
| Пример: Если курьеры жалуются, что новые маршруты неудобны, собираем их предложения и пробуем другие варианты. |
Если коротко: Понять корень проблем → Поставить чёткие цели → Составить детальный план → Подготовить ресурсы → Следить за результатами → Корректировать по ходу
Коротко о главном
Бизнес-процесс — это последовательность действий, необходимых для решения конкретных задач. Чаще всего в них возникают проблемы из-за задержек, принятия неэффективных решений и появления узких мест. Проблемы есть у всех — главное вовремя их находить.
Оптимизировать бизнес-процесс можно самостоятельно.
Или обратиться к ИКРЕ.
Чтобы улучшить бизнес-процессы, нужно:
- Выявить проблемы: определите, где возникают сложности.
- Провести анализ: изучите причины и последствия проблем.
- Создать программу оптимизации: разработайте план действий для улучшения.
Не забывайте проводить исследования на каждом этапе, чтобы ваш план был конкретным и эффективным.
