Многозадачность с точки зрения управления командой: что это, плюсы и минусы, как развивать

Сегодня, когда скорость и эффективность становятся ключевыми факторами успеха, увеличивается роль режима многозадачности на работе. В статье рассмотрим, что такое режим многозадачности, как он влияет на рабочий процесс, какие преимущества и недостатки имеет, а также предложим рекомендации по эффективному управлению временем и ресурсами для достижения наилучших результатов.

Что такое многозадачность

Режим многозадачности — это способность одновременно выполнять несколько задач или процессов.

Сегодня это понятие применяется в разных контекстах:

1. В компьютерных системах

Многозадачность — это способность операционной системы или устройства обрабатывать несколько процессов одновременно, что позволяет пользователям выполнять различные действия параллельно.

2. В психологии и производительности

Многозадачность — это процесс, при котором человек пытается одновременно справляться с несколькими задачами, что требует от него высокой степени концентрации и организованности.

Например, это может быть одновременное прослушивание музыки, приготовление завтрака, участие в разговоре с детьми и скроллинг ленты социальных сетей.

3. В бизнесе и управлении

Многозадачность — это практика, при которой люди взаимодействуют с несколькими источниками информации или задачами одновременно.

Сотрудники часто сталкиваются с необходимостью одновременно управлять несколькими проектами, отвечать на электронные письма и участвовать в встречах. Умение работать в режиме многозадачности становится нормой.

^{Изначально способность работать в режиме многозадачности относилась к машинам.
Теперь же это понятие стало применяться и к человеку, отражая стремление людей справляться с несколькими задачами одновременно.}

Что такое многозадачность в работе: примеры

Опыт работы в режиме многозадачности — это обязательный навык, который можно увидеть сегодня в разделе «требования к кандидату» в вакансиях самых топовых компаний. 

Почему же многозадачность в работе стала распространенной практикой?

1. Технологический прогресс

С появлением смартфонов, планшетов и других цифровых устройств, работники могут одновременно выполнять несколько задач, таких как проверка электронной почты, участие в видеозвонках и работа над проектами.

2. Изменение рабочих условий

Многие компании внедряют гибкие графики и удалённую работу, что способствует многозадачности. Сотрудники могут совмещать личные и рабочие дела.

3. Увеличение объёма информации

Современные работники сталкиваются с огромным количеством информации. Чтобы справиться с этим потоком, многие делают несколько дел одновременно. Это воспринимается как способ повышения продуктивности.

4. Культура быстрого реагирования

В бизнесе ожидают быструю реакцию на запросы и изменения. Жизнь в режиме многозадачности помогает сотрудникам успеть справляться с требованиями и дедлайнами.

5. Социальные нормы

В некоторых организациях способность сотрудников работать в режиме многозадачности — это знак качества компании. Работники, стремясь оставаться востребованными специалистами, демонстрируют свою способность справляться с несколькими задачами одновременно.

6. Доступность коммуникационных инструментов

Мгновенное общение (мессенджеры и видеозвонки) делает взаимодействие более доступным. Это создаёт условия для одновременного выполнения нескольких задач и постоянного переключения между ними.

Перечисленные факторы привели к росту многозадачности на рабочем месте. Многие работодатели высоко ценят сотрудников, которые могут эффективно «жонглировать» делами. Например, обработка электронной почты, участие в совещаниях, выполнение проектов и мелких поручений.

Так ли полезны навыки работы в режиме многозадачности, как кажется? Исследования показывают, что выдающиеся способности Цезаря (делать два и больше дел одновременно) вредят трудоспособности человека. Ведь наш мозг природой «прошит» на однозадачность.

^{Многозадачность — это сложное свойство нашей психики.
Если не контролировать его, оно может стать бременем.}

Однако, в научном сообществе отсутствует единое мнение, является ли постоянное выполнение нескольких задач одновременно положительным или отрицательным явлением.

Плюсы многозадачности

Многозадачность — это не просто модный тренд, а важный навык в работе. Он позволяет справляться с растущими требованиями и динамикой рабочего процесса.

К тому же умение эффективно переключаться между задачами и одновременно управлять несколькими проектами несомненно открывает новые горизонты для личностного и профессионального роста.

Как работает многозадачность и для чего её развивать?

1. Тренировка мозга 

Многозадачность способствует развитию гибкости мышления и позволяет удерживать в фокусе несколько задач одновременно, что является хорошей тренировкой для мозга.

2. Повышение скорости реакции и адаптивности

Способность успешно выполнять несколько дел одновременно помогает быстро реагировать на непредвиденные обстоятельства, улучшает стратегическое мышление и общее восприятие ситуации.

3. Развитие инструментов менеджмента

При правильном планировании действительно возможно эффективно справляться с несколькими задачами одновременно. Важно чётко понимать, каких результатов вы хотите достичь.

4. Увеличение производительности

В некоторых ситуациях режим многозадачности становится необходимостью. Например, в периоды отчётности на работе, когда сроки сжаты, и требуется обработать большое количество информации. Многозадачность может стать ключевым фактором для повышения производительности.

5. Параллельный анализ различных проектов или задач

В некоторых областях действительно полезно одновременно рассматривать несколько направлений, анализировать их потенциал и принимать обоснованные решения по каждому из них.

Минусы многозадачности

Несмотря на популярность подхода «работа в условиях многозадачности», американский нейропсихиатр Тео Компернолле уверен, что когда один человек пытается выполнять несколько задач или дел одновременно, это негативно сказывается на его производительности и качестве работы. 

К чему может привести работа в режиме многозадачности?

1. Снижение качества работы

Исследования показывают, что частое переключение между задачами может привести к ухудшению качества выполнения каждой из них, так как внимание рассеивается.

Сделать всё «на пять с плюсом» уже не получится. В книге «Освободи мозг: Что делать, когда слишком много дел», автор подчёркивает, что сохранить высокую интеллектуальную продуктивность в режиме многозадачности невозможно.

2. Увеличение времени на выполнение задач

Многие отмечают, что многозадачность может замедлить общий процесс, так как требуется время на переключение между задачами.

Психолог Джеральд Вайнберг одним из первых обратил на это внимание и занялся изучением вопроса. По итогу он составил наглядную таблицу «о потерянном времени»:

Количество параллельных проектов	Количество времени, доступного на каждый проект, %	Потери при переключении на другой контекст, %
1	100	0
2	40	20
3	20	40
4	10	60
5	5	75

3. Повышение вероятности ошибок

В условиях многозадачности увеличивается риск допустить ошибки, так как внимание разделяется между несколькими направлениям. Вероятность перепутать или смешать входные данные параллельных проектов — возрастает.

4. Возрастание уровня стресса

Множество срочных задач может быстро привести к выгоранию. Чем разнообразнее задачи, тем выше уровень стресса и серьёзнее последствия, вплоть до потери инициативности сотрудников.

Поработать над командным духом вашей компании можно на хакатоне.

5. Сложности в организации

Управление несколькими задачами одновременно может привести к путанице и затруднениям в планировании. В результате сроки выполнения могут быть сорваны. Тем более, если речь идёт о многозадачности в группе сотрудников, где увеличивается риск недопонимания. О том, как выстроить работу в команде и избежать расфокуса в ней, рассказываем тут.

6. Накопление усталости

Если с утра загрузить себя несколькими делами, в параллели пытаясь успеть ответить на письмо Заказчика, утвердить запись на маникюр, набросать отчёт для грядущего совещания, и прочитать сообщение об отмене урока в школе, пытаясь спланировать, кто же заберёт ребёнка пораньше, — во второй половине дня может просто не хватить сил на оставшиеся важные задачи.

Как перераспределить ресурсы или найти дополнительные? Облегчаем жизнь и учим как повысить уровень продуктивности c помощью креативной методологии CRAFT.

7. Негативное влияние на память

Частое переключение между задачами, или мультизадачность, может негативно влиять на память. Когда человек постоянно меняет фокус внимания, его мозг испытывает нагрузку, что затрудняет обработку и запоминание новой информации.

Некоторые исследования показали, что многозадачность делает нас несколько глупее.

^{Оценки собственной способности заниматься несколькими делами одновременно крайне завышены. Выводы исследователей.}

Чем опасна многозадачность? 

Постоянное умение работать в режиме многозадачности, одним словом, — это синдром. Который может привести к ухудшению психического здоровья. Поэтому важен осознанный подход.

Когда сотрудник «кидается» от одного дела к другому, пытаясь ухватить везде по чуть-чуть, это приводит к суете и потере продуктивного времени. Важно развивать навыки управления временем и приоритезации задач.

Как оценить навык многозадачности у сотрудников?

На основе предыдущего опыта работы в режиме многозадачности и текущей работы:

• Интервью при приёме на работу

На этапе собеседования задавайте вопросы о предыдущем опыте, связанные с многозадачностью. Например, попросите кандидата рассказать о ситуации, когда ему приходилось одновременно выполнять несколько задач. Обратите внимание на его подход к организации работы и управлению временем.

• Пробный период

Внедрите пробный период, в течение которого сотрудник будет выполнять задачи с разной степенью сложности и срочности. Наблюдайте за его способностью переключаться между задачами и сохранять качество работы.

• Оценка производительности

В течение нескольких месяцев работы можно проводить регулярные оценки производительности, анализируя, как сотрудники справляются с несколькими задачами одновременно. Сравните их результаты с установленными KPI.

• Обратная связь от команды

Получите отзывы от коллег о том, как тот или иной сотрудник справляется с многозадачностью. Это поможет понять, как он взаимодействует с командой и управляет своими задачами.

• Анализ стиля работы

Обратите внимание на организацию рабочего процесса сотрудника. Использует ли он инструменты для управления задачами, такие как списки дел, календари или специальные приложения? Это может свидетельствовать о его способности эффективно справляться с многозадачностью.

Как развивать многозадачность команды? И нужно ли

Конечно, это важный навык в современной динамичной рабочей среде. При этом, многозадачными не рождаются, а становятся. И для этого нужна тренировка.

Развивайте навыки работы в режиме многозадачности:

• Делайте самое важное с утра
  • Составьте список дел накануне и выделите самое важное. Выполняйте его в первые часы рабочего дня, чтобы избежать постоянных размышлений о задаче и снизить уровень стресса.
• Удалите отвлекающие факторы
  • Определите, что вас отвлекает (телефон, социальные сети, видео) и устраните эти источники. Например, отключите уведомления или используйте блокировщики сайтов.
• Мыслите стратегически
  • Различайте важные и срочные задачи. Планируйте заранее, чтобы сосредоточиться на том, что действительно имеет значение. Это позволит избежать распыления внимания и повысить продуктивность.
• Отдыхайте
  • Регулярно делайте перерывы, используя технику Pomodoro или другие методы. Обеспечьте себе время для восстановления — медитация, дыхательные упражнения и полноценный сон помогут улучшить концентрацию.

Как справиться с многозадачностью на работе могут предложить и сами сотрудники. Проведём командую сессию, выявим болевые точки и поможем найти пути решения для роста.

Как работать в условиях многозадачности, если такая необходимость — часть вашей работы:

• Начинайте с подготовки
  • Перед началом нового проекта соберите необходимую информацию и составьте чёткий план. Это поможет избежать путаницы и задержек.
• Сократите число открытых проектов
  • Не начинайте новые задачи, пока не завершите текущие. Это поможет сосредоточиться и избежать перегрузки.
• Разработайте систему приоритетов и выстроите работу в команде
  • Чётко определите свою роль и приоритеты в команде. Установите главные задачи на день или неделю, чтобы каждый знал, на чём сосредоточиться.
• Делегируйте нагрузку
  • Передавайте часть задач другим членам команды. Это позволит снизить нагрузку и сосредоточиться на более важных моментах проекта.
• Анализируйте сделанное
  • Регулярный анализ выполненных задач и рефлексия о том, что сработало, что нет, помогут улучшить подход к многозадачности в будущем.
• Используйте новые методы и технологии
  • Освоение инструментов для управления задачами и проектами может значительно упростить организацию работы.

Как помогать сотрудникам справляться с многозадачностью?

Мультизадачность может служить хорошей тренировкой для гибкости мышления, но в рабочей среде — часто снижает качество работы сотрудников. Поэтому лучше сосредоточиться на закрытии одной задачи перед переходом к следующей.

Как же строить работу с многозадачными сотрудниками?

Установка реалистичных целей и грамотное планирование помогают избежать стресса у команды. Важно работать в стабильном ритме, не забывать об отдыхе и переключать команду с ритма «успеть всё вчера». Создавать позитивную рабочую атмосферу и участвовать в неформальных совместных сессиях. Внедрять инструменты многозадачности и методологии креативного и стратегического мышления. Они помогут повысить продуктивность сотрудников и их удовлетворение от работы.

Работа в режиме многозадачности: частые вопросы 

Мы обратились за советом к Евгении Комовой, руководителю отдела маркетинга Школы ИКРА. Задали ей несколько важных вопросов о том, как эффективно управлять многозадачностью на работе, чтобы это не стало источником стресса для сотрудника и не мешало его личной жизни. И вот, чем она поделилась с нами:

• Евгения, расскажи, как принимать решения в условиях многозадачности?

Не нужно пытаться концентрироваться на каждом мелком действии и придавать каждому гипер значение — можно просто сойти с ума, потому что страх ошибиться в итоге победит проактивность и инициативу. Если у вас есть стратегия и цели компании/отдела/личные, решения принимать проще. Вы, в первую очередь, должны брать в реализацию задачи, которые работают на ваши цели, а те, в свою очередь, укладываются в стратегию. Поэтому вы просто сверяетесь с фокусом и принимаете решение. 

И мысль, к которой я сама долго шла, — не гиперболизировать проблему и значимость вашего решения. Не все задачи настолько важные, насколько мы сами себе это придумали, и не все неправильные и неприятные решения в моменте — неправильные в общем контексте.

• Как многозадачность на работе влияет на твою жизнь?

Работа — это в любом случае часть жизни, и в идеале каждую часть нужно систематизировать. Иначе можно утонуть в потоке бесконечных задач и «надо, надо, надо», кидаться от одного дела к другому и ничего не доводить до конца.

Поэтому я переношу принцип организации рабочих процессов в семью, и два главных момента — просить других о помощи, когда уже самостоятельно с таким объёмом не справиться, и параллелить задачи. Элементарно: пусть курьер везёт продукты, а мы в это время поиграем в настольные игры с семьёй.

На работе мы с командой используем YouGile для ведения проектов и задач. YouGile есть у меня и для личной жизни. Я специально не стала менять привычный сервис, но заменила подход. Вношу весь поток задач, о которых вспоминаю в течение дня, в колонку Inbox — Входящие. Это очень помогает разгрузить голову и не дёргаться каждый раз, что надо не забыть это сделать, позвонить, записаться, узнать.

Раз в день разбираю этот список и разношу уже по других колонкам: Сделать на этой неделе_Личное, Сделать на этой неделе_Работа, Когда-нибудь, Ждём. В личное уходят задачи, которые касаются семьи и меня, в работу — только то, что имеет самый высокий приоритет на этой неделе, все остальные задачи веду уже в рабочем YouGile. В колонке «Когда-нибудь» собираю идеи, которые неплохо бы сделать в принципе. Раз в месяц прохожу по ним взглядом — если в чём-то отпала необходимость, удаляю. В колонке «Ждём» появляются дела, завершение которых зависят не от моих действий напрямую прямо сейчас. Например, не забыть забрать посылку, но в пути ей ещё месяц. Или сделать ребёнку прививку: есть точная дата, и это нескоро. Ставлю дедлайн и пусть лежит тут, ждёт своего часа.

Работа в режиме многозадачности: выводы

Итак, многозадачность — это состояние при котором внимание распределяется между несколькими задачами. Это приводит как к повышению продуктивности, так и к снижению качества выполнения работы.

Часто многозадачность определяют как мираж, иллюзию, миф. Вроде как на самом деле, мы лишь постоянно переключаемся с одной задачи на другую. Оставляя лишь ворох незавершённых дел.

Однако, игнорировать то, что стало нормой в современном рабочем окружении — тоже глупость. Стоит научиться управлять, а не отвергать.

Если вы менеджер проектов или руководитель и хотите развить навыки многозадачности в себе и своей команде, а также научиться лучше структурировать задачи и управлять ресурсами, используйте наши методические материалы каждый день. Карточки ТРИЗ помогут вам находить креативные решения для повседневных задач. 

ИКРА 15 лет успешно проектирует решения для бизнеса. Каждый проект мы создаём под задачу именно вашей компании, индустрию и уровень команды. И как дополнительный эффект ваша команда получает навыки системно генерировать идеи и находить новые нестандартные решения рабочих задач.