Как эффективно проводить стратсессии и брейнштормы онлайн
Этот материл мы подготовили специально для редакции Theory & Practice безжалостной к бизнесу весной 2020 года, когда возникла необходимость подсказать компаниям, как проводить брейнштормы и другие сессии в онлайне без потери качества.
В пандемию каждый руководитель столкнулся с необходимостью резкого перевода офлайна в онлайн, и это на фоне того, что у многих компаний никогда не было практики удаленной работы, опыта удаленного обучения сотрудников и проведения удаленных стратегических сессий. Безусловно, это вызывает много вопросов, а иногда и панику, ведь важно максимально бесшовно перенести процессы привычной работы в онлайн, чтобы сотрудники не потеряли мотивацию и оставались эффективными.
Сделать это можно с помощью девяти правил, которые помогут не терять контакт коллегами, получать знания и продолжать придумывать инновационные решения онлайн. T&P поговорили с Василием Лебедевым, чтобы узнать, как без потерь перевести корпоративные программы в онлайн.
Для многих компаний, работающих в сфере корпоративного обучения, текущая ситуация — серьезный и болезненный удар. Слишком уж многие отдают предпочтение офлайн обучению: бодрым деловым играм, групповым форматам, бизнес-симуляциям. Быстро перевести все это в онлайн практически невозможно.
Василий Лебедев
CEO Школы инноваций и креативного мышления ИКРА
Бизнесу нужно помогать переизобретать себя с точки зрения процессов, культуры и методологий — это нужно и для внедрения инноваций, и для того, чтобы становиться конкурентоспособнее
Осознать точки для прорывных идей помогают специальные программы, где под руководством модераторов и фасилитаторов компания создает решения проблем, находясь за рамками ежедневного потока и рутины. Такие программы проводились и раньше, но при личном контакте каждого участника: сейчас же организовывать подобные сессии и быть уверенным, что все участники включены в процесс, достаточно сложно.
Чтобы решить возможные проблемы, мы разработали три онлайн-формата, основанных на педагогическом дизайне, индуктивных методах обучения и практикоориентированных подходах. Эти форматы помогают не выпадать из процесса генерации идей, когда каждый сидит у себя дома, а не за общим столом в переговорке:
- Стратегическая сессия — это онлайн-сессия, которая позволяет пересмотреть стратегические ориентиры компании в ближайшей временной перспективе. В рамках программы участники проанализируют текущие проблемы компании в поле процессов, инфраструктуры и культуры с помощью методологии ТОС, определят текущие стратегические цели, каскадируя их на всех сотрудников, договорятся о способах их достижения в гибком дискуссионном формате, зафиксируют план действий по внедрению стратегии и развитию компании на несколько лет вперед.
- Креативная сессия — это онлайн-воркшоп, на котором участники будут решать бизнес-задачи компании с помощью креативных методологий. Участники перепридумают процессы и уменьшат издержки по ТРИЗ, выйдут из привычного фрейма восприятия компаний и смогут придумать прорывные решения, поймут, что именно нужно пользователю, и создадут большую идею для коммуникации по Creative Algorithm Framework & Tools (CRAFT).
- Ассессмент-сессия — это онлайн-сессия по оценке текущего положения компании. С помощью теории ограничения систем Элияху Голдратта участники найдут нежелательные явления, сформируют схему состояния среды и выстроят вектор приложения усилий для разрешения проблем.
Конечно, для нас это большой стресс, ведь прямо сейчас мы вновь переизобретаем сами себя: это и больно, и приятно одновременно. В определенном смысле мы долгое время были ригидны, находясь на 90% только в офлайне, поэтому сейчас, перенося наши мероприятия в онлайн-сервисы, мы испытываем немалую долю азарта.
Что сделать, чтобы человек мог в онлайне получать знания столь же увлекательно, как и в офлайне?
Нельзя полностью перевести офлайн в онлайн, как и нельзя, например, заменить театр кино: это два совершенно разных направления и вида образования. Поэтому перед нами стоит настоящий методический вызов: как сделать так, какой выбрать формат, чтобы человек мог в онлайне получать знания, умения и навыки столь же интересно и увлекательно, как и в офлайне?
Для решения этой задачи самое главное — иметь понятно выстроенную экосистему и инструменты, которые позволят вам как ментору и фасилитатору управлять работой группы или человека. Мы используем комбинацию Zoom, Miro и ActiveCollab, что позволяет нам работать в комнатах (Zoom), работать в поле, заменяя флипчат и сохраняя артефакты (Miro), и, конечно, фиксировать, как идет проект (ActiveCollab). Плюс поддержка в чате.
Как делить участников на команды?
Во время сессии, когда участникам необходимо начать работать в группах, модератор разделяет команду клиента, используя возможности комнат в Zoom. Так никто никому не мешает, а модератор ставит ограничение во времени на существование комнаты. Как только время проходит, все возвращаются в общую комнату.
Сколько должна длиться сессия?
Обычно время офлайн-сессии составляет 6–7 полных часов подряд. В онлайне же мы делим программу на несколько дней по 2–3 часа. Иначе без человеческого контакта будет сложно держать фокус на задачах так долго.
Камеру включать?
Чтобы не терять контакт, мы просим участников не выключать вебкамеры — это помогает чувствовать себя более включенным в процесс и не выпадать из сессии.
Как часто переключаться между типами задач?
В офлайн-сессиях много импровизации и долгие дискуссии, а в онлайне чаще всего контент имеет емкий формат, а чтобы удержать внимание участников, используются частые переключения между типами контента и интерактива. Поэтому если в офлайн-сессиях типы интерактива могли сменять друг друга раз в 20–30 минут, то в онлайне формат должен меняться примерно раз в 10 минут.
Физические упражнения
Очень помогают в проведении стратегических и креативных сессий в онлайне перерывы на 3–4 минуты для физических упражнений. Можно поделать что-то на синхронизацию или мелкую моторику индивидуально или в группах. Можно одновременно сделать дыхательные упражнения. К примеру, дыхательную практику 4×4, также известную как box breathing: 4 секунды — вдох, 4 — задержка, 4 — выдох, и 4 — задержка. Это упражнение насыщает кровь кислородом и помогает лучше концентрироваться. Такие перерывы позволяют отвлекаться и одновременно включают голову.
Как не выпадать на сессиях?
Делать, помимо групповых заданий, индивидуальные. Например, каждый участник сессии должен написать ответ на задание в чат. Такие задания — замена идеям, которые человек может написать на стикерах в офлайне. Просто теперь не нужно долго собирать и оцифровывать результаты, все стало намного быстрее.
О чем нужно договориться, чтобы эффективно проводить брейншторм в онлайне?
С одной стороны, сессии в онлайне больше выравнивают настроения команды, с другой — требуют, чтобы перед началом брейншторма все согласились с определенным этическим кодексом. Это важно, потому что вы не до конца понимаете, насколько человек готов или не готов вас перебивать, насколько он устал или не устал (особенно если он выключил камеру). Поэтому в рамках онлайн-сессий необходимо зафиксировать кодекс в письменном виде. К примеру, так:
- включаем камеры
- включаем микрофон, когда хотим что-то сказать, чтобы не отвлекать друг друга посторонними звуками
- определяем роли в команде (модератор, ответственный за работу Zoom и фиксацию результатов брейншторма в Miro, ответственный за таймеры и т. д.)
- не перебиваем, но даем возможность высказаться
- поддерживаем и развиваем идем друг друга, даем обратную связь сбалансированно
- не выбиваемся из таймингов
- физические упражнения каждые 30 минут
Как руководитель может быть уверен, что сессия прошла не зря и сотрудники осознали результаты?
Важно давать домашние задания и делить длинные сессии на блоки по 2–3 часа: это дает возможность выполнить промежуточные действия и осознать результаты.
Удобство использования сервисов наподобие Miro или ActiveCollab еще и в том, что все артефакты автоматически сохраняются там, где мы их создали. Если есть задача сохранить и запомнить материал, то этот результат можно выслать в формате упакованной концепции, презентации, лонгрида. То есть в промежутках между сессиями фасилитаторы или модераторы могут фиксировать ответы на вопросы, которые были поставлены в начале.
Чем онлайн-стратсессии отличаются от онлайн-обучения?
Важно понимать, что нельзя воспринимать сессию с командой как образовательный курс. Мы подготовили таблицу, где в качестве конспекта этого материала собрали ключевые отличия двух форматов:
Впервые опубликовано в издании Theory & Practice в 2020 году.
